Artikelen en voorraadlocaties

Voordat je begint

Fysieke basisartikelen horen bij Kern: je kunt ze op kantoor bekijken, aanmaken en bewerken, met verkoopprijs, btw en eenheid. Daarvoor is geen Exact-integratie nodig. Voor inkoopprijzen, leverancierskoppelingen, barcode- en QR-scannen, voorraad en bestellen moet Voorraad & Inkoop actief zijn. Diensten en uurartikelen zijn ook beschikbaar met Verkoop & Facturatie of Werkplaats. Een magazijn en een servicewagen zijn allebei voorraadlocaties. De machinehandelsvoorraad staat in een apart werkgebied.

Zo werkt het

1. Zoek het onderdeel in Kerngegevens → Artikelen op artikelnummer of omschrijving. Kies Nieuw artikel aanmaken. Vanuit een zelfstandige verkoopfactuur opent de artikelinvoer in een venster bij dezelfde factuur. Na opslaan is het artikel op dezelfde factuurregel geselecteerd en blijft de factuurinvoer behouden. Andere documentingangen kunnen een nieuw tabblad openen; keer dan terug en selecteer het opgeslagen artikel. Kies het soort artikel. Laat Artikelnummer leeg voor een automatisch intern nummer, zoals ART-100001, of vul zelf een nummer in.
2. Met Voorraad & Inkoop: kies voor een fysiek artikel bij Leverancier / fabrikant het bedrijf waarbij je bestelt. Dat is hetzelfde leveranciersdossier dat je voor de inkoopfactuur gebruikt. Leveranciers beheren opent Kerngegevens → Leveranciers. Daar kun je een ontbrekende leverancier toevoegen en diens bedrijfsgegevens controleren.
3. Met Voorraad & Inkoop: heeft de gekozen leverancier een bestandscatalogus, gebruik dan Leverancierscatalogus openen. Kies het product om omschrijving, fabrikant, barcode en prijsvoorstellen over te nemen. Controleer de voorgestelde inkoopprijs en verkoopprijs; een bruto catalogusprijs is niet automatisch jouw afgesproken verkoopprijs. Alleen kiezen slaat nog geen eigen artikel op.
4. Kies Opslaan om het eigen artikel vast te leggen. Met Voorraad & Inkoop sla je ook de gekozen leverancierskoppeling op. Is het catalogusproduct al gekoppeld, kies dan Bestaand artikel gebruiken; dit verandert het bestaande artikel niet. Zonder catalogus vul je het artikel zelf in. Vul bij een gekozen leverancier ook diens Artikelnr. leverancier in. Catalogus toevoegen opent het beheer van het leveranciersbestand. Een eigen artikel zonder leverancierskoppeling kun je ook handmatig aanmaken.
5. Controleer bij een basisartikel Verkoopprijs, Btw en Eenheid en kies Opslaan. Selecteer het opgeslagen artikel daarna in je document. Open het artikeldossier en controleer artikelnummer, verkoopprijs, btw en eenheid. Met Voorraad & Inkoop zie je ook barcode, inkoopprijs, voorraad en leveranciers. Met Boekhouding actief controleer je ook de Artikelboekingsgroep en Standaard BTW-code. Die voorkeuren bepalen niet zelfstandig de uiteindelijke btw-behandeling.
6. De volgende voorraadstappen vragen Voorraad & Inkoop. Open Magazijnvoorraad en kies de werkelijke locatie.
7. Controleer Fysieke voorraad en Beschikbaar na boekingen per locatie. Het beschikbare saldo houdt rekening met nog open geboekte werkbontekorten en kan bijvoorbeeld −1 zijn. Dat is een behoefte, geen negatieve fysieke of gewaardeerde voorraad. Gebruik een cijferkaart zoals Onder minimum om de bijbehorende voorraadregels te openen. Voorraad in een andere wagen ligt niet in jouw magazijn.
8. Leg een verplaatsing of correctie vast via de passende voorraadactie, met de echte hoeveelheid en reden.

Op een zelfstandige factuur kies je eerst Regeltype → Artikel of Dienst. Diensten, huur, toeslagen en uurartikelen hebben een prijs en btw-categorie, maar geen magazijnvoorraad. Met Boekhouding actief beheert de administratiebeheerder de omzetrekening en btw-inrichting. Vanaf 0.19.0: zonder Boekhouding kies je bij een dienst wel de btw-categorie, maar worden Soort en Omzetrekening niet getoond. Met Boekhouding blijft Soort beschikbaar en beheert de beheerder de omzetrekening. Het vaste urenartikel Arbeid wordt automatisch aangemaakt en is in het dossier herkenbaar aan Vast arbeidsartikel. Een eerder gekozen standaarddienst blijft behouden. Pas haar verkooptarief en btw aan onder Artikelen; met Boekhouding actief beheert de beheerder ook de omzetrekening. Het vaste artikel kan niet worden verwijderd, gearchiveerd of door een andere standaard vervangen. Een aparte keuze voor monteururen is niet meer nodig. Werkelijke monteururen blijven afkomstig uit de urenregistratie; kantoor kan de hoeveelheid en het tarief op een open werkbon daarvan laten afwijken.

Gebruik Leverancierscatalogus openen als het artikel ontbreekt in je eigen artikelen. Kies de leverancier en zoek op diens nummer, omschrijving of een gekoppeld leveranciersnummer. Een leverancierscatalogus staat apart van je eigen artikelen. Je kunt een catalogusartikel op een offerte of conceptbestelling zetten zonder het al als eigen artikel aan te maken. Bij het versturen van de bestelling maakt Agrivaro het eigen artikel en de leverancierskoppeling aan, of gebruikt de bestaande koppeling opnieuw. Via de artikelinvoer kun je dat ook bewust eerder doen met Opslaan. Ook op een werkbon kun je een catalogusproduct bewust als benodigd onderdeel vastleggen: Agrivaro maakt of hergebruikt dan het eigen artikel, gekoppeld aan het oorspronkelijke leveranciersnummer, en boekt na bevestiging de regel met de bijbehorende onderdelenvraag op de bon. Bij een nieuwe werkorder blijft die keuze eerst alleen in de invoer; de vastlegging gebeurt bij Werkorder aanmaken. Een bevestigd werkbontekort kan beschikbare voorraad uitgeven; het resterende aantal wacht op de gekoppelde ontvangst. Artikelinvoer en cataloguskeuze alleen geven niets uit.

Voor een nieuw leveranciersbestand open je Kerngegevens → Leveranciers, open je het leveranciersdossier en kies je Bewerken. Gebruik onder Leverancierscatalogus de actie Catalogusbestand kiezen voor het CSV- of XLSX-bestand. Vanuit het catalogusoverzicht kun je met Leverancier bewerken dezelfde bewerkweergave openen. Kies Bestand controleren en controleer de aantallen nieuw, gewijzigd en niet meer aangeboden, plus de bestaande en onduidelijke koppelingen. De INDI-bestandsindeling wordt herkend; andere leveranciers kunnen de algemene indeling gebruiken. Een volledige vervanging maakt ontbrekende nummers niet meer selecteerbaar, maar bewaart bestaande artikelkoppelingen. Kies Catalogus verversen als het overzicht klopt. De verversing verandert geen voorraad, eerdere documentprijzen of betaalde inkoopprijzen.

Controleer bij een catalogusartikel Bruto catalogusprijs per eenheid (excl. btw), de eventueel getoonde Prijsfactor en Minimale bestelhoeveelheid. Bij Leveranciersvoorraad niet bekend kun je geen beschikbaarheid of levertijd uit de catalogusregel afleiden. Een democatalogus toont voorbeeldresultaten. Een geïmporteerd bestand is geen automatische website- of bestelverbinding.

Bij het aanmaken van een fysiek artikel vul je Merk / fabrikant en Fabrikantartikelnummer apart in. Een fabrikant kan rechtstreeks jouw leverancier zijn; bij inkoop via een groothandel zijn dat verschillende bedrijven. Het leveranciersartikelnummer wordt daarom niet automatisch als fabrikantartikelnummer ingevuld. Leveranciers kunnen ieder hun eigen artikelnummer hebben. Zoek op het interne nummer, het fabrikantnummer of een gekoppeld leveranciersnummer. Deze koppelingen veranderen je eigen nummer niet. Bestaande nummers worden niet automatisch hernummerd.

Bij een nieuwe voorraadmutatie of scan staat op kantoor het standaardmagazijn alvast geselecteerd. Bij een verplaatsing begint de bronlocatie daarmee; kies de werkelijke bestemming zelf. Controleer de locatie vóór het boeken en wijzig haar als de voorraad elders ligt. Je kiest het standaardmagazijn bij de magazijnen in Instellingen. Een bewuste locatiekeuze blijft behouden.

Aanmaken in de dropdown

In een artikelkeuzeveld staan Nieuw artikel aanmaken en de beschikbare dienstaanmaak bovenaan in de geopende dropdown. Deze acties staan ook klaar als zoeken geen resultaat oplevert. Zijn zowel de leverancierscatalogus als het filter voor de artikelsoort beschikbaar, dan staan die onder Meer in de dropdown. Is er maar één van beide, dan staat die direct in de dropdown. De losse links naast het keuzeveld verdwijnen. Vanuit de leverancierskeuze kun je met Voorraad & Inkoop een ontbrekende leverancier registreren met het bestaande formulier.

Bij een baliefactuur voor fysieke artikelen kies je de echte voorraadlocatie vóór definitief maken. Definitief maken legt de factuur en werkelijke uitgifte samen vast; een concept of artikelkeuze geeft nog niets uit. De voorraadkosten volgen de bestaande waardering van die uitgifte en worden niet nogmaals als losse kosten ingevoerd. Diensten en aanbetalingen geven geen voorraad uit. Bij een financiële credit registreer je een werkelijke goederenretour afzonderlijk.

Artikeldossier

Klik op de artikelnaam om het artikeldossier te openen. Kies daar Bewerken voor de stamgegevens. Artikeldetails bevat het QR-etiket, leverancierskoppelingen en artikelboekingsgroep. Diensten en uren openen hun eigen dossier met dezelfde bewerkactie.

Ook een artikel in een voorraadregel, bestelregel, offerte of verkoopfactuur verwijst naar dit dossier als de bronkoppeling beschikbaar is. Een wijziging aan een artikel verandert eerdere documentprijzen niet. Gebruik de terugknop om naar de oorspronkelijke pagina te gaan.

Artikelgegevens en prijzen via Exact

Ook zonder Voorraad & Inkoop kunnen basisartikelen en ondersteunde verkoopprijzen via Exact worden beheerd. Na de eerste overdracht wordt een nieuw lokaal onderdeel of urenartikel vanzelf in Exact aangemaakt, met de verkoopprijs, stuk-/uureenheid, btw en ingestelde artikelgroep. Het dossier toont de voortgang of een fout. Geïmporteerde artikelen behouden de Exact-code als artikelnummer; eenheden heten stuk en uur.

Een gekoppeld artikel toont Beheerd in Exact. Artikelnummer/code, naam, verkoopprijs en eenheid zijn alleen-lezen en wijzig je in Exact. Dat geldt ook voor gekoppelde urenartikelen. Interne boekhoudinrichting en overige lokale velden blijven afzonderlijk beschikbaar. Gewone lokale commerciële wijzigingen en archivering worden ook met de extensie uit geblokkeerd. Eerder afgesproken bedragen op werkbonregels veranderen niet door een nieuwe standaardprijs. Synchronisatie schrijft geen werkbonuren of materiaal- en voorraadhistorie terug.

Een onzekere aanmaak los je op via Synchronisatielog → Mislukt. Opnieuw versturen zoekt eerst de oorspronkelijke poging in Exact. Een al aangemaakt artikel wordt niet nogmaals aangemaakt. Een niet-bevestigde beginprijs blijft een fout die eerst moet worden opgelost.

Bestelregels en onderdelenmarge

Open in het artikeldossier de leverancierskoppeling. Leg Minimale bestelhoeveelheid en Bestelveelvoud vast in de basisvoorraadeenheid van het artikel. Bijvoorbeeld: een doos van zes stuks vraagt een veelvoud van zes wanneer de voorraad in stuks wordt bijgehouden. Controleer de afspraak met de leverancier; Agrivaro leidt geen verpakking af uit de omschrijving. Prijsfactor deelt alleen de prijs en verandert de voorraadeenheid niet. Lees Bestellen en ontvangen voor de getoonde hoeveelheidsgrondslag en reeds bestelde dekking.

Met Werkplaats actief toont Bedrijfsoverzicht ook Marge onderdelen op geleverd werk. De selectie gebruikt het aanmaakjaar van de onderdeelregel en alleen afgerond of gefactureerd, factureerbaar werk; voorstellen tellen niet mee. De marge gebruikt de afgesproken regelprijs, niet de huidige verkoopprijs van het artikel.

Met Boekhouding actief gebruikt de berekening onveranderlijke werkelijke kosten. Zonder Boekhouding is het een operationele schatting met de vastgelegde geschatte kostprijzen. Controleer hoeveel regels prijs- en kostenbewijs hebben. Ontbreekt dat bewijs bij een relevante regel, dan staat er Onvolledig onderbouwd in plaats van een overtuigend totaal. Een bewezen kostprijs van nul verschilt van ontbrekende kosten. Het voorraadbedrag tegen huidige inkoopprijs is een andere berekening dan deze marge of de financiële voorraadwaardering op peildatum.

Controleer het resultaat

Controleer na het aanmaken het opgeslagen artikelnummer, de prijzen en de koppeling met de juiste leverancier en diens artikelnummer. Aanmaken of hergebruiken van een artikel maakt geen bestelling, ontvangst of betaalde inkoopprijs. Controleer zowel de bronlocatie als de bestemming na een verplaatsing. Een bestelling is nog geen ontvangen voorraad en een onderhoudsvoorbereiding is nog geen uitgifte.

Als het niet lukt

Is een zelfgekozen artikelnummer al bezet? Kies een ander nummer of laat het veld bij het aanmaken leeg. Staat het leveranciersnummer al bij een eigen artikel, gebruik dan dat artikel in plaats van een tweede aan te maken. Wissel je van leverancier tijdens het aanmaken, selecteer het catalogusproduct opnieuw. Controleer locatie- en artikelfilters. Pas geen hoeveelheid aan om een ontbrekende ontvangst te verbergen; leg eerst de werkelijke goederenbeweging vast.

Blokkeert uitgifte omdat de gewaardeerde voorraad niet toereikend is, terwijl er fysiek voorraad ligt? Gebruik bij de uitgiftemelding op de werkbon met Boekhouding en Voorraad & Inkoop Voorraadwaardering controleren. De controle opent in een nieuw tabblad; laat de bevoegde medewerker de werkelijke ontvangsten en waardering controleren. Een bestelkeuze herstelt de waardering niet. Laat de juiste bron herstellen en probeer de echte uitgifte daarna opnieuw.

Voor onderdelen die eerst nodig zijn gebruik je de onderdelenvraag en bestelroute. Bij gewone voorstellen zijn ontvangen, verplaatsen en uitgeven afzonderlijke stappen. Bij een al geboekt werkbontekort verwerkt de gekoppelde ontvangst de open uitgifte en kosten; geef die hoeveelheid niet nogmaals uit. De kostprijs blijft onbekend zolang het tekort niet met echte voorraad is verwerkt, ook als een verwachte inkoopprijs beschikbaar is. Is er later algemene voorraad beschikbaar zonder open gekoppelde bestelling, volg dan Een geboekt tekort uit beschikbare voorraad verwerken. De leverancierskoppeling op het eigen artikel bepaalt bij wie de vraag kan worden besteld.

Wordt een catalogusartikel niet meer aangeboden? Controleer het actuele leveranciersbestand. Een bestaande eigen artikelkoppeling blijft behouden. Een nog niet gekoppeld, vervallen catalogusartikel kun je niet bestellen; Agrivaro kiest geen vervanger. Ververs alleen met een correct bestand dat hetzelfde leveranciersnummer weer aanbiedt.

Nog niet uitgebracht na 0.27.1: een zelfstandige verkoopfactuur of een verplaatsing gebruikt alleen Beschikbaar na boekingen, niet de volledige Fysieke voorraad. Is de voorraad op die locatie al voor een geboekt werkbontekort bestemd, dan weigert Agrivaro de factuur met Onvoldoende voorraad op deze locatie. Vraag het artikel aan en ontvang het voordat je het uitgeeft. Je ingevulde regel blijft bewaard. en de verplaatsing met Het bronmagazijn heeft onvoldoende voorraad voor deze overboeking. De werkbon houdt zo voorrang op wat binnenkomt. Bestel het artikel bij of handel eerst het werkbontekort af.

Nog niet uitgebracht na 0.27.1: weigert Bestand controleren een catalogusregel met Controleer de verplichte gegevens en prijzen op regel [nummer]., kijk dan ook naar de getallen. Een getal met een komma lees je als Nederlands, zoals 1.234,56. Een getal als 1.000 zonder komma is onduidelijk (duizend of één) en wordt geweigerd; schrijf 1000 of 1.000,00. Een cel met alleen spaties wordt ook geweigerd.

Lees ook: Bestellen en ontvangen.