Starten en navigeren
Ook in het menu op een smal scherm staat voor beheerders Beheer > Instellingen. Kantoormedewerkers zonder beheerrechten en monteurs krijgen deze beheeringang niet.
Voordat je begint
Je hebt het webadres van je eigen Agrivaro-omgeving en een persoonlijk account nodig. Gebruik het adres dat je beheerder heeft gegeven.
Vanaf 0.13.0: tijdstippen in de website en app volgen de Nederlandse tijd, inclusief zomer- en wintertijd. De taalkeuze en de tijdzone van je apparaat veranderen die tijdzone niet. Een datum zonder tijd blijft de gekozen kalenderdatum.
Zo werkt het
- Open Agrivaro en meld je aan met je eigen account. Als monteur vind je Mijn werkorders voor je toegewezen werk en Mijn uren voor je eigen urenregistratie. De website heeft verbinding nodig; lees voor de app Werken op locatie.
- Kies het proces bij je taak, zoals Werkplaats of Voorraad & inkoop. In een geopende menugroep brengt het menu de actieve pagina in beeld, ook als die verder naar beneden staat. Bij het opnieuw openen van die menugroep komt de actieve pagina weer in beeld. Vanaf 0.29.0: een geopende menugroep blijft open staan als je een pagina in een andere groep kiest; alleen jij klapt een groep dicht, zodat de menu-items niet verspringen. Onder Kerngegevens vind je Klanten, Machines en Artikelen. Met Voorraad & Inkoop actief staan ook Leveranciers onder Kerngegevens; open daar de leverancierslijst en het dossier.
- Open Vandaag. Kies bij Mijn werkweergave de weergave voor je werk als deze keuze beschikbaar is. Open een aandachtspunt om naar de bijbehorende taak te gaan. Een aandachtspunt voert die taak nog niet uit. Voor de beschikbare bedrijfscijfers open je Bedrijfsoverzicht via de linkerzijbalk.
- Gebruik de zoekterm, periode en filters boven een lijst om de bedoelde records te vinden. Niet iedere status heeft een eigen tabblad; bij verkoop- en inkoopfacturen kies je de documentstatus in de filterbalk.
- Open een record voor het dossier en volg de gekoppelde klant, machine en documenten. Detailpagina’s en aanmaakformulieren beginnen zonder het blok met cijferkaarten. Gebruik de terugknop om naar de vorige pagina te gaan. Open je een detailpagina rechtstreeks, dan brengt die knop je naar de bijbehorende lijst.
- Alle offertes staat onder Verkoop; de zijbalk bevat geen tweede link naar die lijst. Onder Werkplaats opent Werkorders de werkorderlijst. Voor werk met ontvangen onderdelen gebruik je daar Werk dat aandacht vraagt → Werkorders met ontvangen onderdelen, met Voorraad & Inkoop actief. In de werkgebieden Inkoop en Verkoop staan bovenaan de aangeboden directe acties. Bij Verkoop staan de kolommen met overige taken direct in beeld. Bij Inkoop open je die taken met Meer. Een nieuwe offerte, opdracht, werkorder of factuur kan ook zelfstandig worden gemaakt als de betreffende module actief is. Na akkoord op een machineofferte opent de gekoppelde Opdracht als centraal dossier; volg daar de oorspronkelijke offerte, machines, werkbonnen, levering, facturen, documenten en kantoornotities. Werkbon maken en Factuur maken gebruiken de gekozen bestaande bron; een eenvoudige losse artikel- of dienstenofferte kan nog rechtstreeks worden gefactureerd.
- Onder Financieel vind je Overzicht, Verkoopfacturen, Inkoopfacturen, Kas en bank, Openstaande posten en Periodiek werk, voor zover je modules en rechten die taken toestaan. Verkoopfacturen blijft beschikbaar met alleen Verkoop & Facturatie. Onder Periodiek werk wissel je via vaste tabbladen binnen dat werkgebied; een rapport kies je met Rapport. Inrichting staat apart onder Beheer.
- De groep Beheer begint dichtgeklapt wanneer je de toepassing opent. Open de groep voor de beheertaken. Een geopende groep Beheer heeft een gekleurde rand, zodat je ziet dat je in de beheertaken werkt. De boekhoudinrichting staat daar als Boekhoudinstellingen. Je keuze blijft tijdens het navigeren behouden; bij herladen begint de groep weer dicht. Als beheerder vind je in Beheer ook Extensies & integraties, direct boven Instellingen; lees Extensies en integraties. Beheer bevat ook Gegevensuitwisseling; lees Machines importeren en exporteren.
- Onderaan het menu staat Telefoon koppelen, ook voor monteurs; lees Je telefoon koppelen.
- Zoek in een klant-, machine- of artikelkeuzeveld op naam of artikelnummer en selecteer het juiste resultaat. Als het formulier een aanmaakactie aanbiedt, kun je een ontbrekend record toevoegen. Op een zelfstandige verkoopfactuur opent artikel- of dienstaanmaak een venster bij dezelfde factuur en wordt het opgeslagen artikel op de regel geselecteerd. Opent een andere ingang een nieuw tabblad, keer dan terug en selecteer het nieuwe artikel. Controleer eerst of het record echt ontbreekt.
Op kantoor staan bij offertes, opdrachten, machineverkopen, bestellingen en inkoopfacturen de beschikbare documentacties direct onder de titel. Daar open je de bron, pas je een document aan of ga je verder naar werk, aflevering of factuur. Bij offertes en verkoopfacturen staan de overige acties als kleine pictogramknoppen naast de hoofdtaken. Wijs een pictogram aan om de actienaam te lezen. Een actie met extra invoer opent een venster. Bij financiële correcties opent de ingang de bestaande correctieformulieren. Bij offertes, machineverkopen, werkbonnen en verkoopfacturen staat de actuele status bij de titel. Bestellingen en inkoopfacturen tonen daar hun statusbadge; een opdracht heeft geen eigen documentstatus. Groen betekent akkoord of verdergaan, rood afwijzen of annuleren, amber herstellen en blauw een link of overige actie. Lees steeds de knoptekst; kleur is een extra aanwijzing. Welke acties verschijnen, hangt af van de status, rechten en actieve modules. Een link naar het brondocument draait de uitgevoerde stap niet terug.
Vanaf 0.13.0: werkbonnen en verkoopfacturen krijgen twee blokken: links de gegevens en gekoppelde documenten, rechts de regels. De status blijft duidelijk bij de titel. Hoofdtaken staan direct in beeld. Bij een werkbon zie je één aanvullende document- of herstelactie direct als knop; bij meerdere staan ze onder Meer. Bij een werkbon open je Bewerken vanuit Planning. De compacte agenda-kaartjes openen eerst een popup; Meer brengt je naar de volledige werkbon. Het kleine pijltje in de linkerzijbalk klapt het menu in; na inklappen kun je het weer openen.
Met een kantooraccount en Werkplaats open je Werkplaats → Nacalculaties voor werkbonnen met een budget. Vanaf 0.19.0: zonder Verkoop & Facturatie toont dit overzicht alleen werkbonnen met een opgeslagen tijdvak en vergelijkt het begrote met geboekte tijd. Lees Nacalculaties controleren.
Vanaf 0.13.0: een aparte stationslogin opent direct het werkplaatsstation voor een gedeeld werkplaatsscherm. De beheerder zet bij Instellingen → Extensies & integraties de extensie Werkplaatsstations aan en richt via Beheren de login en het stationteam in. De extensie staat standaard uit. Dat scherm toont de agenda, werkbonnen en lopende tijden van het geselecteerde actieve team. Het account geeft geen toegang tot de gewone kantoorbediening. Lees Een werkplaatsstation instellen.
Artikelen openen en terugkeren
Een artikelnaam opent het eigen artikeldossier. Fysieke artikelen, diensten en uren hebben daar Bewerken. Vanuit voorraad, een bestelling, offerte of verkoopfactuur open je het gekoppelde fysieke artikel als die koppeling beschikbaar is. Gebruik de benoemde terugknop om naar je vorige scherm en filters terug te keren. Na opnieuw inloggen met een wachtwoord opent de eerder gevraagde pagina. Na het aanmaken van een werkorder opent de werkbon; teruggaan opent het voorgaande scherm.
Schermen tonen alleen actiegroepen waarvoor acties beschikbaar zijn. Herhalende uitleg onder paginatitels vervalt; waarschuwingen en gevolgen van acties blijven zichtbaar.
Terug naar het vorige overzicht
Open je via een status- of cijferblok een ander overzicht, dan staat bovenaan een terugknop met de naam van de bronpagina, bijvoorbeeld Terug naar de agenda. Gebruik die knop om terug te keren naar de eerder gekozen weergave en filters. Ook als je in het geopende overzicht verder filtert, blijft de knop naar de oorspronkelijke pagina verwijzen.
Onder Financieel heeft elk scherm behalve Overzicht een terugknop, bijvoorbeeld wanneer je vanuit het overzicht Banktransacties opent.
Mijn werkweergave op Vandaag
Kantoor is de standaardweergave. Als Mijn werkweergave beschikbaar is, kies je daarmee de aandachtspunten die bij je werk horen:
| Werkweergave | Aandachtspunten |
|---|---|
| Kantoor | Alle beschikbare aandachtspunten, met kantoortaken vooraan |
| Werkplaats | Ongepland werk, onderdelen en onderhoud |
| Magazijn | Benodigde en ontvangen onderdelen, magazijn- en servicewagenvoorraad |
| Eigenaar | Verkoop, facturatie en financieel werk |
De beschikbare werkweergaven en taken hangen af van de actieve modules. Voor het uitvoeren van taken gelden je bestaande rechten. De aangeboden aanmaakacties passen ook bij je werkweergave: bij Werkplaats maak je bijvoorbeeld direct een werkbon aan. Openstaande klant- en leveranciersfacturen kan met Boekhouding in Kantoor of Eigenaar verschijnen. Bedrijfsoverzicht blijft bereikbaar via de linkerzijbalk en toont een compacte rij hoofdcijfers, met de overige dashboardonderdelen eronder.
Aanmaken in de dropdown
Nieuwe records maken vanuit een keuzeveld: open de dropdown. Waar aanmaken beschikbaar is, staat die actie bovenaan in de geopende keuze en ook als zoeken niets oplevert. Bij een leeg klantveld geef je eerst een naam op. Bij artikelen staan de leverancierscatalogus en de bronkeuze onder Meer als ze allebei beschikbaar zijn. Is er maar één van beide, dan staat die direct in de dropdown. De losse knoppen naast deze velden vervallen. Bij een zelfstandige verkoopfactuur blijft artikel- of dienstaanmaak bij de factuur; andere ingangen kunnen een nieuw tabblad openen. Controleer na opslaan het geselecteerde artikel.
Verkoopleveringen plannen
Vanaf Agrivaro 0.17.0: met Verkoop & Facturatie en Werkplaats actief verschijnt Verkoopleveringen plannen in Vandaag → Werkplaats en Kantoor. De lijst toont de gewenste leverdatum, klant en machine, met de vroegste datum bovenaan. Kies Werk plannen om het opdrachtdossier of de verkoop te openen. De taak blijft staan zolang er geen werkbon is of een open werkbon nog een datum of monteur mist. Zijn de bonnen gepland of afgerond, is de verkoop geannuleerd of is de machine afgeleverd, dan verdwijnt de taak. Een gewenste datum registreert geen fysieke aflevering.
Opdrachten en werkbonnen
Vanaf 0.19.0: Opdrachten blijft onder Verkoop en verschijnt alleen met Verkoop & Facturatie. Het dossier bundelt de verkoopafspraak, eventuele offerte, levering en facturatie. Zonder die module staan Opdrachten, de actie voor een nieuwe opdracht en de bijbehorende zoekresultaten en tellers niet in beeld. Een oude link opent het dossier dan evenmin. Bestaande koppelingen en historie blijven bewaard.
Met alleen Kern en Werkplaats maak je de reparatie rechtstreeks via Werkorders → Nieuwe werkorder. Kies klant en machine, beschrijf het werk en plan de monteur. Een opdracht of offerte is hiervoor niet nodig. Met Verkoop & Facturatie actief kun je een werkbon wel aan een opdracht koppelen; voor het uitvoeren van die werkbon blijft Werkplaats nodig.
Bedrijfsoverzicht per module
Bedrijfsoverzicht is inbegrepen bij Kern. Iedere actieve module levert haar eigen cijfers. Zonder een module ontbreken haar analyses; een ontbrekend onderdeel is geen nulstand. Ook bij combinaties verschijnt een aandachtspunt alleen wanneer alle betrokken modules actief zijn.
Met alleen Werkplaats zie je werk en geboekte tijd; met alleen Verkoop & Facturatie offertes en facturen; met alleen Voorraad & Inkoop voorraad en bestellingen; met alleen Boekhouding haar financiële cijfers; met alleen Onderhoud de kalendergebonden taken. Voor onderdelenrisico is Voorraad & Inkoop samen met Werkplaats of Verkoop & Facturatie nodig. Open het aandachtspunt Onderdelenbehoefte voor Beschikbaarheid op benodigdatum.
De jaarselectie gebruikt de historische brondata van de actieve modules: ontvangstjaar, werkdatum, afgerond onderhoud en de eigen financiële bronnen. Ook met één operationele module blijven haar beschikbare historische jaren bereikbaar.
Controleer de grondslag bij elk cijfer. Jaarcijfers volgen de jaarselectie; openstaande behoefte, voorraad en betalingen zijn actuele posities. Ontbrekende prijs-, kosten- of datumgegevens worden als onvolledig of onbekend getoond. Een actieve module zonder gegevens heeft een lege weergave. Een module pauzeren wist haar gegevens niet; zij toont haar toegestane analyses weer na hervatten.
Controleer het resultaat
Controleer de paginatitel, het gemarkeerde menuonderdeel en de filters boven de lijst. Een lege gefilterde lijst betekent niet dat er geen records bestaan. Verwijder eerst het zoekwoord of verruim de periode.
Als het niet lukt
Een menuonderdeel kan ontbreken door je rechten of een uitgeschakelde module. Vraag je beheerder dit te controleren. Kun je niet inloggen, lees dan Wachtwoord vergeten. Via Hulp en support → Handleiding openen open je deze openbare handleiding in een nieuw tabblad. Gebruik hetzelfde supportscherm om je versie en omgeving bij een melding te vermelden.
Lees ook: Zoeken · Rollen en modules.