Nacalculaties controleren

Vanaf 0.19.0: het overzicht gebruikt compacte cijferkaarten, pictogrammen en kortere labels. Met Verkoop & Facturatie blijft de berekening gelijk. Zonder die module vergelijk je het opgeslagen tijdvak met de geboekte tijd; bedragen en artikelen blijven buiten beschouwing. De stappen hieronder gebruiken de nieuwe labels.

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount en Werkplaats nodig. Zonder Verkoop & Facturatie verschijnt een werkbon zodra er een plandatum met een tijdvak is opgeslagen. Nog niet uitgebracht na 0.30.0: met actieve Slimme planning verschijnt ook een werkbon met een ingevulde tijdsbegroting of planmomenten. Met Verkoop & Facturatie verschijnt een werkbon zodra er een arbeids- of materiaalbudget op staat. Het overzicht kent geen budgetten toe en wijzigt geen werkbonnen.

Met Verkoop & Facturatie zijn de arbeids- en materiaalbudgetten bedragen op verkoopwaarde. Geboekte uren en hun vastgelegde verkoopwaarde zijn beschikbaar met Werkplaats. Voor onderdelen is Voorraad & Inkoop nodig; voor hun vastgelegde artikelkostprijs ook Boekhouding. Onbekende waarden zijn geen nulbedragen.

Zo werkt het

Zonder Verkoop & Facturatie, vanaf 0.19.0:

1. Geef de werkbon een plandatum en een tijdvak. Een tijdvak van 09:00 tot 11:00 betekent dat je twee uur aan de werkbon mag besteden. Alleen een datum is onvoldoende.
2. Open Werkplaats → Nacalculaties. Met tijdvak telt de werkbonnen met een opgeslagen tijdvak. Tarieven, verkoopbudgetten en artikelen zijn niet nodig en tellen niet mee.
3. Vergelijk bij Uren de waarden Begroot en Geboekt. Geboekt telt de netto gewerkte tijd uit gesloten urenregistraties, inclusief intern werk, en los geboekte arbeidsregels. Een urenregistratie en de daarvan afgeleide arbeidsregel tellen samen één keer. Lopende klokken, afgewezen registraties en commerciële voorstellen tellen niet mee.
4. Lees Tijdsafwijking: Tijd overschreden, Binnen tijd of Op tijd. Het verschil en percentage vergelijken geboekt met de duur van het tijdvak. Kies een cijferkaart om op die uitkomst te filteren. Zoeken, status, facturatiesoort, aanmaakperiode en sorteren werken zoals hieronder beschreven.

Nog niet uitgebracht na 0.30.0 — met Slimme planning: Begroot gebruikt de ingevulde Begrote tijd (minuten) op de werkbon. Is dat veld leeg, dan telt Agrivaro alle planmomenten van de werkbon op, ook over meerdere dagen. Twee monteurs die ieder twee uur zijn ingepland tellen dus als vier uur. Het ene gedeelde tijdvak wordt daar niet nogmaals bij opgeteld. Een nieuw blok gebruikt standaard de nog niet ingeplande begrote minuten, maximaal één dag. Bij overschrijding kies je bewust of de begroting blijft staan of de nieuwe totale geplande tijd wordt. Lees Werk plannen op het Planbord. Staat Slimme planning uit, dan tellen haar bewaarde begroting en planmomenten niet mee.

Zonder planmomenten of ingevulde tijdsbegroting is het gewone tijdvak de totale toegestane arbeidstijd voor de werkbon. Met twee monteurs telt hun geboekte tijd samen; het tijdvak wordt niet automatisch verdubbeld. Pas je het tijdvak aan, dan verandert ook de begroting in dit overzicht. Bij open werk staat Voorlopig; niet-geboekte tijd telt nog niet mee. Het overzicht wijzigt geen registraties of budgetten.

Met Verkoop & Facturatie:

1. Open Werkplaats → Nacalculaties. Alle werkbonnen met een budget staan in één lijst, ook intern werk, garantie en coulance. Werk zonder budget staat hier niet bij.
2. Zoek op werkbonnummer, klant of machine. Kies eventueel een status, facturatiesoort of budgetresultaat. Aangemaakt vanaf en Aangemaakt tot en met filteren op de aanmaakdatum van de werkbon, niet op de afrondings- of factuurdatum.
3. Kies bij Prijsweergave eerst Verkoopwaarde. Controleer bij Uren de schatting en de geboekte uren. De schatting is het arbeidsbudget gedeeld door het huidige verkooptarief van de leidende arbeidsdienst. Rekentarief toont dat tarief. De schatting is geen vastgelegd urenmaximum en kan veranderen als het tarief wijzigt; geboekte uurregels behouden hun vastgelegde tarief.
4. Vergelijk bij Arbeid en Artikelen het begrote bedrag met de geboekte verkoopwaarde. Alleen geboekte monteururen en geboekte onderdelen tellen mee. Een bevestigd werkbontekort telt al mee met zijn afgesproken verkoopwaarde, terwijl ontvangst en artikelkosten nog kunnen ontbreken. Een voorstel is nog geen uitgifte; commerciële standaardwerkregels worden niet nogmaals als monteururen geteld. Ook niet-declarabel werk behoudt zijn geregistreerde verkoopwaarde voor deze vergelijking.
5. Lees Budgetafwijking. Een negatieve afwijking is Onder budget, een positieve afwijking Boven budget en geen verschil Op budget. Het percentage is het verschil tussen geboekte verkoopwaarde en begroot, gedeeld door begroot. Een totaalvergelijking verschijnt alleen als beide budgetten en de verkoopwaarden volledig bekend zijn. Bij Deelbudget vergelijk je de begrote categorie afzonderlijk.
6. Kies een cijferkaart om bijvoorbeeld alle werkbonnen Boven budget te openen. De kaarten tellen alle werkbonnen binnen de zoekterm, status, facturatiesoort en periode, ook op volgende pagina's. Ze blijven het volledige overzicht van deze selectie tonen als je één budgetresultaat kiest. Je kunt op de kolomkop Budgetafwijking sorteren op het afwijkingspercentage. Werkbonnummer en klant zijn ook sorteerbaar.
7. Open een werkbon via het werkbonnummer om de onderliggende uren, artikelen en afspraken te controleren. Met Terug naar nacalculaties keer je terug naar dezelfde selectie en prijsweergave. Het overzicht brengt geen correctie aan; corrigeer een registratie via haar eigen workflow.

Kies Artikelkostprijs om de werkelijke artikelkosten uit de vastgelegde voorraadhistorie te bekijken. De lijst toont dan werkbon, klant/machine en artikelkostprijs. Arbeid heeft geen artikelkostprijs; loon- en historische grootboekgegevens zijn afzonderlijke bronnen. Bij een geboekt tekort blijft de artikelkostprijs onbekend totdat het restant met echte voorraad is verwerkt. Ook na afronden of factureren kan daardoor nog werkelijke kostprijs worden toegevoegd; de afgesproken verkoopwaarde en definitieve documenten veranderen niet. Er is geen gezamenlijke artikelkostprijs voor arbeid en onderdelen. De budgetresultaten en filters blijven verkoopwaarden vergelijken; deze keuze maakt geen kostenboeking en verandert het budget niet.

Controleer het resultaat

Bij gepland of lopend werk staat Voorlopig. Een gunstige tussenstand bewijst nog niet dat de werkbon onder budget wordt afgerond. Kies een afgeronde of gefactureerde status om afgesloten werk te bekijken.

Een budget van nul krijgt geen percentage: delen door nul levert geen bruikbare vergelijking op. Er kan wel Boven budget staan zodra er verkoopwaarde is geboekt. Onvolledig betekent dat een budgetcategorie of betrouwbare bronwaarden ontbreken. Ontbrekende gegevens tellen niet als besparing.

Bij interne werkbonnen houden Klaarmaken en Afleveren hun eigen kostenbestemming voor nieuwe werkelijke onderdelen. Die kantoorkeuze verandert deze budgetvergelijking niet en boekt geen loon of geactiveerde machinekosten. Controleer de bestemming en onderbouwing op de werkbon.

Dit is een vergelijking van uren en geregistreerde verkoopwaarden met een budget, geen winstberekening. Facturatie, omzet en ontvangen betalingen zijn andere gegevens.

Als het niet lukt

Ontbreekt een werkbon? Controleer zonder Verkoop & Facturatie of er een plandatum met tijdvak is opgeslagen. Met de nog niet uitgebrachte wijziging na 0.30.0 kun je bij actieve Slimme planning ook een tijdsbegroting invullen of planmomenten toevoegen. Controleer met Verkoop & Facturatie of er werkelijk een arbeids- of materiaalbudget is opgeslagen en verruim de filters. Een lege pagina kan ook het gevolg zijn van de gekozen pagina, zoekterm of aanmaakperiode.

Ontbreekt de urenschatting? Controleer of de leidende arbeidsdienst een positief verkooptarief heeft. Ontbreken artikelkosten, controleer dan de actieve modules en vastgelegde voorraadhistorie. Bij oudere of onvolledig vastgelegde kostengeschiedenis blijft de uitkomst onbekend. Vul geen fictieve bronwaarden in om toch een percentage te krijgen. Een voorstel is nog niet geboekt verbruik. Bij een al geboekt tekort kan de verkoopwaarde al bekend zijn terwijl de fysieke uitgifte en artikelkosten nog op ontvangst wachten.

Lees ook: Een werkorder maken · Uren boeken en controleren · Machineverkoop en inruil.