Machineverkoop en inruil

Voordat je begint

Je hebt Verkoop & Facturatie nodig. Selecteer de eigen machine uit Handelsvoorraad en de koper, of open de gekoppelde opdracht vanuit de akkoordofferte. Voor fysieke onderdelen en bestellen heb je ook Voorraad & Inkoop nodig; gereedmaken vraagt Werkplaats. Inruil is een afzonderlijke aankoop van de machine van de klant. Gebruikt of ingeruild betekent niet automatisch dat de margeregeling geldt.

Zo werkt het

1. Open Handelsvoorraad en kies de machine die je wilt verkopen.
2. Leg de verkoopafspraken vast: koper, prijs en aflevering. Bij een gewone btw-machineofferte kunnen gekozen accessoires en diensten als afzonderlijke regels naast de machineprijs staan. Controleer hoeveelheden, afgesproken prijzen en gekozen opties.
3. Leg een eventuele inruilmachine en de afzonderlijke inruilafspraak vast.
4. Leg Nieuw of gebruikt eenmaal bij de machine vast. Offerte en verkoop nemen die keuze over; je vult haar hier niet opnieuw in. Bij een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw mogen de inkoopfactuur en definitieve kostprijs nog ontbreken. Voor marge blijft een geldige, beoordeelde aankoopbasis vereist; een verwachte inkoopprijs is daarvoor onvoldoende.
5. Zijn geoffreerde catalogusartikelen nog niet aan eigen artikelen gekoppeld? Maak vanuit de akkoordofferte de leveranciersbestellingen en controleer en verstuur ze eerst. Een conceptbestelling is nog niet voldoende. Vanuit een akkoordofferte is de verkoop al bevestigd. Bevestig een verkoop zonder die akkoordbron voordat je aflevert. Wil je gereedmaken plannen, open dan vanuit de gekoppelde opdracht Werkbon maken en kies de bedoelde machineverkoop. Vul met Werkplaats actief de gereedmaakinstructie en eventuele budgetten op verkoopwaarde in. Kies desgewenst Checklist toevoegen en met Onderhoud actief Onderhoudspakket voordat je Werkbon maken bevestigt. De chef plant daarna de werkbon en monteurs. Kies Klaarmaken om de gekozen offerte-aanvullingen eenmaal over te nemen als niet-declarabele voorbereiding. Bij Afleveren worden die regels niet opnieuw overgenomen. Een bestaande bestelling blijft gekoppeld; bestel dezelfde onderdelen niet nogmaals vanuit de werkbon. Voorgestelde onderdelen zijn nog niet uitgegeven.
6. Volg bevestiging, aflevering en factuur vanuit de gekoppelde opdracht. Vanaf Agrivaro 0.17.0: ook een verkoop zonder voorafgaande offerte krijgt een opdracht; oude verkooplinks openen diezelfde opdracht. Er is geen apart verkoopscherm.

In Handelsvoorraad beschrijft Verkoopstatus de gekoppelde verkoop. Conceptverkoop betekent dat die verkoop nog een concept is; het is geen conceptstatus van de machine. Controleer apart Aankomst: Op voorraad beschrijft de fysieke beschikbaarheid, los van de voortgang van de verkoop.

Akkoord op een machineofferte maakt direct de opdracht en bevestigde verkoop, ook bij akkoord via de klantlink. Gekozen opties en afgesproken prijzen gaan mee. Open de bestaande opdracht voor de afgesproken regels, meerdere werkbonnen, levering, facturen, documenten en kantoornotities. Een herhaalde actie maakt geen tweede verkoopafspraak.

Leg vóór aflevering bij Levering in de opdracht de Gewenste afleverdatum vast. Een wijziging of het wissen van de datum wordt direct opgeslagen; er is geen aparte opslagknop. Dit is de klantwens en kan tot aflevering worden aangepast, ook als de factuur al is gemaakt. De werkplaatschef plant het gereedmaken en wijst monteurs afzonderlijk toe. De gewenste datum is geen reservering in de werkplaatsplanning.

Met Werkdoel kies je vóór vastleggen van de voorbereiding Klaarmaken of Afleveren. Vanaf Agrivaro 0.17.0: vanuit een opdracht uit een machineofferte staat Afleveren vooraf geselecteerd; je kunt dit vóór aanmaken aanpassen naar Klaarmaken. Een nieuwe interne werkbon vanuit een eigen machine begint met Klaarmaken. De keuze bepaalt op een interne bon de kostenbestemming van nieuwe werkelijke onderdelen. Zij boekt geen loon en activeert geen kosten bij de machine. Lees Intern werk en kostenbestemming.

Factureren vóór aflevering

Open in de gekoppelde opdracht Factuur maken en selecteer het bedoelde offertenummer, of het opdrachtnummer als er geen offerte is, wanneer de volledige verkoop in rekening moet worden gebracht. Bij een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw kan dit vóór fysieke ontvangst, aflevering en de leveranciersfactuur. Controleer het concept en maak het pas definitief als de afspraken en financiële beoordeling kloppen. Bij individuele marge en globalisatiemarge blijft eerst een bewezen marge-inkoop nodig; ontbrekende conditie of uitzonderlijke btw-behandeling wordt hiermee niet omzeild.

Een factuur registreert geen ontvangst of aflevering en draagt geen eigendom over. Registreer de werkelijke ontvangst afzonderlijk voordat je aflevert. Gebruik bij Levering de knop Afgeleverd en bevestig de werkelijke datum. Deze actie verwerkt de overdracht en eventuele inruil en behoudt een bestaande factuur. Controleer de aflevering apart, ook bij status gefactureerd. Een onbekende inkoopprijs blijft open tot Boekhouding de echte leveranciersfactuur aan dezelfde machine koppelt; er wordt geen nul-kostprijs verzonnen.

Een vroege definitieve factuur sluit het gereedmaken niet af. Zolang de machine nog niet fysiek is afgeleverd, kun je ook daarna Werkbon maken gebruiken en de checklist en het onderhoudspakket voorbereiden. Laat de chef de uitvoering plannen. Na controle kunnen geschikte, werkelijk onderbouwde gereedmaakkosten nog bij dezelfde machine worden verwerkt. Bij een gewone btw-verkoop worden die kosten eenmaal aanvullend als kostprijs verwerkt; de oorspronkelijke verkoopfactuur blijft ongewijzigd en inbegrepen voorbereiding wordt niet opnieuw aan de klant berekend. Controleer de bronboekingen bij het machineresultaat.

Houd de stappen afzonderlijk: de offerte legt de verkoopafspraak vast, de leveranciersfactuur legt de aankoop vast en de gereedmaakwerkbon bevat de uitvoering. Bij een gewone inkoop kun je de machineregel en haar boekingsgroep direct koppelen; lees Inkoopfacturen controleren en boeken. De grootboekrekeningen voor handelsvoorraad, kostprijs en omzet volgen de gecontroleerde machinebron.

Een Gereedmaakinstructie beschrijft het werk en bewijst geen gemaakte kosten. Registreer werkelijk gewerkte uren en uitgegeven onderdelen afzonderlijk. Alleen voorgestelde onderdelen moeten worden uitgegeven; een arbeidsafspraak is geen voorraadartikel. Geoffreerde aanvullingen die op de machinefactuur komen blijven inbegrepen en worden niet opnieuw via de werkbon berekend. Nieuw, afzonderlijk overeengekomen meerwerk blijft een eigen factureerbare toevoeging.

De Gereedmaakinstructie, zoals aflevercontrole of wassen, staat bij de Omschrijving van de werkorder. Gebruik Notities op de werkbon voor aanvullingen en overdracht; kantoor en monteurs lezen dezelfde historie met auteur en tijdstip. Een omschrijving of notitie vormt geen geprijsde artikel- of dienstregel. Registreer werkelijk gewerkte uren en uitgegeven onderdelen apart.

Een nog geplande gereedmaakwerkorder kun je op kantoor verwijderen zolang er nog geen uitvoering of bewijs is vastgelegd en de machineverkoop nog bevestigd en niet geleverd of gefactureerd is. Vanaf 0.13.0 gebruik je daarvoor Werkbon verwijderen op de werkbon en bevestig je het venster. De machineverkoop en akkoordofferte blijven bestaan. Geboekte uren, voorraaduitgifte, kostengeschiedenis, verstuurde bestellingen of een bewaarde afgeronde werkbon kunnen verwijderen blokkeren.

Vul bij gereedmaken het arbeids- en materiaalbudget in als die zijn afgesproken. Op kantoor kan de werkplaatschef de verkoopwaardebudgetten, de urenschatting en geboekte verkoopwaarden op de gereedmaakwerkbon controleren; lees Een werkorder maken.

Marge eenvoudig vastleggen

Bij een gewone nieuwe machine is btw de standaard. Vink bij een geschikte gebruikte inkoop of inruil Marge-inkoop aan en vul de echte inkoopprijs en verkoper in. Agrivaro gebruikt de ingestelde rekeningen en soort goed. Soort goed begint ingeklapt; de standaard is vervoermiddelen en onderdelen met globalisatie. Gebruikt of ingeruild betekent op zichzelf niet dat marge toegestaan is. Een bestaande, als nieuw vastgelegde machine wordt bij marge-inkoop geweigerd.

Bij een binnenlandse verkoop van een vastgelegde marge-inkoop staat Margeregeling voor deze machine toepassen (bruto verkoopprijs) voorgeselecteerd. Vul de Totale klantprijs in. Interne margeberekening toont Inkoopprijs, Totale klantprijs, Verkoop min inkoop en de btw. Dezelfde berekening verschijnt al bij een geschikte margeofferte, met de machineprijs na de algemene korting en vóór aftrek van inruil. Bij globalisatie heet de btw Indicatie btw over marge (21/121): de uiteindelijke btw volgt uit alle relevante inkopen en verkopen in de btw-periode en eventueel doorgeschoven verlies. Een berekening op de offerte of opdracht boekt nog niets.

De klantfactuur toont de verkoopprijs en bijzondere regeling - gebruikte goederen. Inkoopprijs, marge en marge-btw blijven intern. Bewaar waar nodig de ondertekende inkoopverklaring; een gedownloade conceptverklaring is nog geen ondertekend bewijs. Een onbekende inkoopprijs blijft onbekend.

Een verkoop annuleren

Vanaf Agrivaro 0.17.0: gebruik de prullenbak bovenaan de gekoppelde opdracht om de volledige afspraak te annuleren. Er is geen aparte annulering bij de machine. Controleer het bevestigingsvenster; veilig verwijderbare werkbonnen verdwijnen, de verkoopafspraken worden geannuleerd en de offerte wordt afgewezen. Bronnen met facturen, levering of bewaarde uitvoering blokkeren de hele actie. De melding noemt de bron en de beschikbare vervolgstap. Een credit behoudt de oorspronkelijke factuur en heft deze blokkade niet automatisch op. Lees Een opdracht annuleren.

Gewenste leverdatum en werkplaats

Vanaf Agrivaro 0.17.0: na vastleggen van de gewenste leverdatum ziet de chef met Werkplaats actief Verkoopleveringen plannen op Vandaag. Maak of open het werk vanuit dezelfde opdracht. Bij iedere nieuwe gereedmaak- of afleverbon staat de gewenste leverdatum voorgesteld bij Geplande datum; pas deze zo nodig aan. De chef wijst monteurs apart toe. Een latere wijziging van de leverdatum verplaatst bestaande werkbonnen niet. In de kantooragenda herken je de gekoppelde bon aan de lichtblauwe kleur en Verkoopwerkbon.

Controleer het resultaat

De verkoopfactuur is voor de volledige verkoopprijs. Bij een gewone btw-machineverkoop worden gekozen offerte-accessoires en diensten als aparte factuurregels overgenomen, met hun afgesproken hoeveelheden, prijzen en btw. De machineprijs blijft apart. Een latere catalogusprijs of gewijzigde artikelinrichting herschrijft de geaccepteerde offerte-afspraken niet. Controleer dat deze aanvullingen niet nogmaals via de gereedmaakwerkbon worden gefactureerd. Werkelijk verbruik moet wel via de voorraaduitgifte worden geboekt.

Controleer met Boekhouding actief het resultaat voor deze handelsvoorraadmachine. Open de bronnen van inkoop, werkelijk gereedmaken en afzonderlijke machinekosten. Kosten die al in de machinekostprijs zitten tel je niet daarnaast nogmaals mee. Een verkoopwaardebudget is geen gemaakte kostprijs.

De inruil heeft een aparte aankoopverplichting; het verschil is geen vervanging voor beide documenten. Controleer levering en eigendom in het dossier.

Vanaf 0.14.0: controleer met Boekhouding actief de geregistreerde marge-inkopen bij Verkoop → Machinevoorraad en bijdrage. Kies de juiste Peildatum en bij Beoordeelde inkoop-btw voor Globalisatiemarge of Individuele marge. De selectie volgt de vastgelegde inkoopbehandeling. Een bekende margebehandeling betekent niet dat alle oudere indelingsgegevens bekend zijn; een ontbrekende Boekingsgroep kan Onbekend blijven.

Bij een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw blijft inkoop een aparte taak voor boekhouding. Beide documenten horen bij dezelfde machine. Een ontbrekende inkoop blokkeert de verkoopfactuur niet; zonder bewezen kostprijs blijft het resultaat onbekend. Met Boekhouding actief verschijnt de ontbrekende inkoop bij Financieel → Overzicht → Controleren. De verkoper hoeft geen leveranciersfactuur of grootboekrekening te kiezen.

Als het niet lukt

De ondersteunde margeworkflow is beperkt tot geselecteerde binnenlandse 21%-gevallen. Een marge-machineofferte met afzonderlijk geprijsde gewone accessoires of diensten wordt geweigerd; de bovenstaande extra-regelflow verruimt de margeregeling niet. Gemengde of geïmporteerde goederen, oude margepools en uitzonderingen horen niet automatisch in die workflow. Een ontbrekende aankoopbron los je niet op met een fictieve inkoopprijs.

Lees ook: Een offerte maken en opvolgen · Bestellen en ontvangen · Een verkoopfactuur controleren.