Een klantopdracht volgen

Voordat je begint

Je hebt een kantooraccount nodig. Een Opdracht is het centrale dossier voor de klant, machine, afspraken en vervolgdocumenten. Een akkoord op een machineofferte maakt of hergebruikt dit dossier en de bevestigde machineverkoop. De oorspronkelijke offerte en werkbonnen blijven herkenbaar aan hun eigen nummers. Voor eenvoudige losse artikelen of diensten kan de offerte rechtstreeks naar een conceptfactuur; daarvoor is geen extra opdracht nodig.

Vanaf 0.19.0: Opdrachten hoort bij Verkoop & Facturatie en staat onder Verkoop. Met alleen Kern en Werkplaats gebruik je rechtstreeks Werkorders; een extra opdracht is daarvoor niet nodig. Ook een opdracht zonder offerte vraagt Verkoop & Facturatie. In eerdere versies was het opdrachtdossier nog met Kern beschikbaar. Werkbonnen vanuit een opdracht vragen daarnaast Werkplaats. Betaalgegevens bij verkoopbronnen vragen daarnaast Verkoop & Facturatie. Voorraad & Inkoop blijft nodig voor voorraad en bestellen. Voor losse onderdelen zonder werkbon gebruik je zo nodig Klantonderdelen.

Zo werkt het

1. Open Opdrachten en zoek eerst het bestaande dossier. Na akkoord op een machineofferte kom je bij de gekoppelde opdracht. Maak voor dezelfde afspraak geen tweede opdracht of machineverkoop. Maak alleen voor nieuw, zelfstandig werk zo nodig een opdracht met klant, naam en omschrijving.
2. Controleer bovenaan de klant, gekoppelde machine of machines, offerte en Afgesproken totaal incl. btw. Bij Afgesproken offerteregels lees je de geaccepteerde regels, gekozen opties, regelkorting en offertekorting. Niet gekozen opties horen niet bij de afspraak. Open de offerte als je de oorspronkelijke inhoud wilt controleren.
3. Lees Voortgang per onderdeel: Werk afgerond, Machines geleverd, Gefactureerd incl. btw en Betaald. Dit zijn afzonderlijke uitkomsten. De Gewenste leverdatum is een klantafspraak; de chef plant werkzaamheden en monteurs apart.
4. Kies met Werkplaats actief Werkbon maken. Kies bij meerdere machines of verkopen eerst de bedoelde bron. Het aanmaakvenster gebruikt de bestaande klant, machine en opdracht. Kies daar desgewenst Checklist toevoegen en met Onderhoud actief Onderhoudspakket. Voor gereedmaken bij een machineverkoop blijft de bon aan die verkoop gekoppeld en begint inbegrepen voorbereiding niet-declarabel. Geaccepteerde aanvullingen worden eenmaal overgenomen; maak ze niet nogmaals als meerwerk aan. Controleer en bevestig de bon en laat de chef daarna de uitvoering plannen.
5. Open bij Werkbonnen iedere gekoppelde bon voor planning en uitvoering. Eén opdracht kan meerdere bonnen hebben. Controleer hun werkelijk vastgelegde regels en declarabele keuzes afzonderlijk van de oorspronkelijke offerte. Monteurs boeken hun normale uren en onderdelen op de juiste werkbon.
6. Volg bij Levering de gewenste afleverdatum en werkelijke levering per machine. Blijf in deze opdracht: ontvang de machine bij Machine-inkoop en kies bij Levering pas Afgeleverd als de overdracht werkelijk heeft plaatsgevonden. Vul in het venster de werkelijke afleverdatum in en bevestig. Een factuur ontvangt of levert de machine niet. Lees Machineverkoop en inruil.
7. Kies Factuur maken en controleer Te factureren bron. Kies de juiste offerte of werkbon en de aangeboden Soort factuur. Bij een machineofferte herken je de bron aan het offertenummer; zonder offerte aan het opdrachtnummer. Volledige factuur / bestaande factuur openen gebruikt de bestaande bron; voor een aanbetaling of restant gelden de eigen financiële controles. De factuur opent voor controle. Controleer het document voordat je het definitief maakt of verstuurt. Lees Factureren vanuit een opdracht.
8. Lees Facturen en betalingen: Gefactureerd, Betaald, Te factureren en Openstaand hebben elk een andere betekenis. Open de gekoppelde facturen, aanbetalingen en credits om hun eigen status en onderbouwing te controleren. De afgesproken offertewaarde en de werkelijk factureerbare uitvoering kunnen verschillen. Als Factureerbare waarde incl. btw verschijnt, lees je die naast de afspraak. Te factureren volgt de factureerbare bronnen, niet nogmaals de offerte plus hetzelfde werk.
9. Open bij Documenten de bijlagen of bron-PDF die je nodig hebt. Een intern bestand wordt door het tonen in dit dossier niet met de klant gedeeld; de deelkeuze van de offerte blijft gelden. Schrijf bij Notitie toevoegen de overdracht voor kantoor en kies Opslaan. De notitie blijft bij deze opdracht met auteur en tijdstip. Zij verandert geen algemene klantnotitie en is geen werkbonnotitie voor de monteur.

Vanaf Agrivaro 0.17.0: de opdracht is de enige werkruimte voor de verkoopafspraak, ontvangst, voorbereiding, aflevering en facturatie. Oude verkooplinks openen dezelfde opdracht; er is geen apart verkoopnummer dat je als factuurbron moet kiezen. De vastgelegde financiële geschiedenis en broncontroles blijven behouden. Het blok Inkoopkosten vervalt op de opdracht. Bekijk leveranciersfacturen en inkoopcredits bij Inkoopfacturen. Een oude link naar een inkoopselectie op de opdracht opent het volledige dossier.

Verkoop overdragen aan de werkplaats

Vanaf Agrivaro 0.17.0: de gewenste leverdatum die je bij het akkoord op de offerte kiest, wordt automatisch overgenomen in de opdracht. Bij Levering staat die datum één keer; je hoeft haar niet opnieuw in te voeren. Gebruik het potlood Gewenste leverdatum wijzigen om de afspraak aan te passen. Ontbreekt een datum, vul haar dan hier in. Met Werkplaats actief komt ontbrekende planning als Verkoopleveringen plannen bij de chef naar voren. Een wijziging of het wissen van de gewenste afleverdatum wordt direct opgeslagen, zonder aparte knop. Iedere nieuwe werkbon voor deze machine krijgt deze datum als aanpasbaar voorstel. Bestaande werkbonnen worden bij een latere datumwijziging niet verplaatst. De voortgangsknoppen laten bij een sprong naar een onderdeel ruimte boven de titel, zodat die onder de bovenbalk leesbaar blijft.

Een opdracht annuleren

Vanaf Agrivaro 0.17.0: met Verkoop & Facturatie en Werkplaats actief vind je bovenaan de opdracht de prullenbak. Controleer in het bevestigingsvenster of de hele afspraak mag vervallen. Annuleren verwijdert alleen werkbonnen die nog veilig te verwijderen zijn, annuleert de gekoppelde verkoopafspraken en zet de gekoppelde offerte op afgewezen. De opdracht en haar financiële en commerciële historie blijven bewaard; de opdracht verdwijnt uit de actieve lijst. Dit is geen fysieke retour, credit of financiële terugboeking.

Vanaf 0.19.0: een nog niet uitgevoerde verkoopopdracht zonder werkbonnen kun je ook met alleen Verkoop & Facturatie annuleren. Zijn er bewaarde bronnen uit een gepauzeerde module, dan kan annuleren worden geweigerd. Hervat de benodigde module en controleer de genoemde bron; pauzeren omzeilt geen broncontrole.

Kan annuleren niet, dan blijft het venster open en zie je welke documenten of werkbonnen aandacht vragen. Open de genoemde bron via de link. Een besteld of gereserveerd onderdeel vraagt eerst controle van de gekoppelde bestelling en onderdelenvraag. Uren, voorraaduitgifte, kostenhistorie of een bewaarde werkbon kunnen verwijderen blijvend blokkeren; corrigeer de uitvoering via de bestaande werkwijze en behoud de historie. Ontkoppel zulke bronnen niet om de blokkade te omzeilen.

Iedere gekoppelde verkoopfactuur blokkeert deze annulering, ook een concept of een al gecrediteerde factuur. Verwijder een concept alleen als de factuur zelf die actie toestaat. Een definitieve factuur corrigeer je via haar credit- of herstelroute; een credit wist de oorspronkelijke factuur niet en maakt deze opdracht niet automatisch annuleerbaar. Werkelijke levering en gekoppelde leveranciersfacturen vragen eveneens hun eigen correctiewerkwijze. Als één bron blokkeert, wordt geen ander onderdeel van de opdracht alsnog verwijderd of geannuleerd.

Controleer het resultaat

Klant, machines en documenten horen bij dezelfde opdracht. De opdracht bundelt de bestaande bronnen; openen of volgen maakt geen tweede verkoop, werkbon of factuur. Controleer de verschillende toestanden afzonderlijk: afgerond werk is nog geen levering, een concept is geen definitieve factuur en een definitieve factuur is nog niet betaald.

Een aanbetaling en de verrekening ervan tellen niet als een tweede verkoop of ontvangst. Een onbekend bedrag of ontbrekende betaalonderbouwing blijft onbekend. Ook werkelijk verbruik of kosten die later binnenkomen herschrijven de geaccepteerde prijzen en definitieve documenten niet.

Als het niet lukt

Controleer de actieve modules, rechten en bronstatus. Kies bij meerdere machines bewust de juiste bron. Ontbreekt een factuuractie of een bedrag, open dan de betreffende bron en herstel de ontbrekende gegevens via haar eigen proces. Maak geen los duplicaat en vul geen fictieve kostprijs of betaling in.

Is een eenvoudige losse offerte al rechtstreeks gefactureerd, maak dan voor nieuw, onafhankelijk werk een aparte opdracht; het dossier is geen omweg om werk aan diezelfde gefactureerde bron toe te voegen.

Een niet-betaalde verplichte aanbetaling, gesloten periode of bijzondere btw-behandeling kan het vervolg blokkeren. Corrigeer een definitieve factuur via de bestaande credit- en herstelroute; het dossier maakt facturen, boekingen en bewaarde PDF’s niet bewerkbaar. Opdrachtnotities zijn een historie: voeg een nieuwe verduidelijking toe in plaats van een eerdere afspraak te overschrijven.

Lees ook: Een offerte maken en opvolgen · Een werkorder maken · Een verkoopfactuur controleren.