Openstaande verkoopfacturen volgen

Voordat je begint

Voor de verkoopdocumenten heb je Verkoop & Facturatie en toegang tot de verkoopfacturen nodig. Voor ontvangen betalingen en restbedragen heb je Boekhouding nodig. Een factuurstatus en een werkelijk ontvangen betaling zijn verschillende dingen.

Zo werkt het

1. Open met Boekhouding Financieel → Openstaande posten. Kies Richting → Te ontvangen en controleer het documenttype. De titel luidt dan Openstaande verkoopfacturen; bij Te betalen is dat Openstaande inkoopfacturen.

   Elke factuur staat op één regel met relatie, factuurdatum, vervaldatum, status en het openstaande bedrag. Een vervallen factuur heeft een oranje markering. Klik een regel open om te zien hoe het openstaande bedrag is opgebouwd en welke bank- en kasbetalingen erop staan; een automatisch gekoppelde betaling die nog niet is bevestigd heeft ook een oranje markering. Koppelen doe je onder Bank, met Betaling koppelen in Bank.

2. Kies de Peildatum en zoek op factuurnummer of klant. De lijst toont de stand aan het einde van die dag.

3. Controleer Oorspronkelijk bedrag, Via bank gekoppeld, eventuele verrekeningen en Openstaand voordat je de klant benadert. Het totaal op het verkoopdocument blijft het oorspronkelijke factuurbedrag.

4. Open het document vanuit de lijst als je de factuurregels of een creditnota wilt controleren. Volg voor het overzicht ook dagelijks boekhouden.

5. Open Financieel → Kas en bank → Bank → Transacties om een werkelijk ontvangen betaling aan de factuur te koppelen. Volg de stappen voor banktransacties koppelen en controleer daarna het openstaande bedrag opnieuw. Een betaling met het factuurnummer in de omschrijving kan na het importeren al automatisch gekoppeld zijn; bevestig die koppeling daar met Dit klopt zo of pas haar aan.

Bij een gekoppelde Aanbetaling controleer je de eigen vervaldatum en het werkelijk nog openstaande bedrag. Een niet ontvangen aanbetaling kan achterstallig zijn en volgt de bestaande aanmaningen. De datum waarop de hele eindfactuur betaald moet zijn is een afzonderlijke afspraak. Een gevraagde of verstuurde aanbetaling is nog geen betaling. Verwerk de werkelijke ontvangst vóór verrekening op dezelfde verkoop; lees Aanbetalingen bij dezelfde verkoop.

Zonder Boekhouding kun je bij Financieel → Verkoopfacturen het verkoopdocument, totaal en status controleren. Die documentgegevens tonen niet hoeveel geld werkelijk ontvangen is; controleer de betaling en het restant in de administratie die je daarvoor gebruikt.

Controleer het resultaat

Het resterende bedrag sluit aan op de verwerkte betalingen. Een zoekresultaat of koppelvoorstel alleen is nog geen betaling.

Met Boekhouding actief kun je een beschikbare deelcreditnota verrekenen via Creditnota verrekenen bij haar oorspronkelijke verkoopfactuur. Controleer het bedrag, de datum en de reden; gebruik Verrekening ongedaan maken als de verrekening niet klopt. Controleer na de bevestiging de bijgewerkte factuurstatus en het openstaande bedrag opnieuw. Houd dezelfde peildatum aan; een latere correctie verandert de historische stand vóór haar datum niet.

Voor een betalingsverschil of vorderingcorrectie open je Open posten corrigeren binnen Openstaande posten. Kies de aangeboden correctiesoort en controleer de bron, datum, reden en het voorbeeld voordat je boekt. Het openen van dit gedeelte voert nog geen correctie uit. Je invoer blijft binnen dit scherm behouden wanneer je het gedeelte dichtklapt of naar de andere correctiesoort wisselt.

Als het niet lukt

Controleer creditnota’s, deelbetalingen en de peildatum. Maak geen nieuwe factuur voor een betaling die nog niet is toegewezen.