Banktransacties importeren en koppelen

Voordat je begint

Je hebt Boekhouding, toegang als kantoormedewerker en een bankbestand voor de juiste rekening nodig. Agrivaro ondersteunt CSV, CAMT.053 en MT940; controleer het aangeboden importformaat.

Zo werkt het

Financieel → Kas en bank heeft de tabbladen Kas, Bank en Betaalbestanden. Binnen Bank staan Transacties en Bankbestand importeren.

Een bankbestand importeren

1. Open Financieel → Kas en bank → Bank → Bankbestand importeren en selecteer de juiste bankrekening.
2. Kies Bankbestand kiezen en daarna Voorbeeld bekijken. Controleer de periode, bedragen en dubbele regels.
3. Kies Geldige regels importeren. Met Geïmporteerde transacties koppelen ga je door naar Transacties.

Een transactie koppelen

1. Open Bank → Transacties en kies bovenaan de bankrekening of Alle bankrekeningen. Je ziet één lijst met alle transacties, gekoppeld en niet gekoppeld door elkaar. Een oranje markering staat bij elke transactie die aandacht vraagt: nog niet (volledig) gekoppeld, of automatisch gekoppeld en nog niet bevestigd.
2. Klik een transactie open om de bankgegevens te zien en waaraan ze gekoppeld is. Bij een MT940-bestand van de Rabobank zie je de omschrijving zoals de betaler die heeft ingevuld, met de naam, het IBAN van de tegenpartij en het betalingskenmerk apart. Bij een automatische incasso staat ook het machtigingskenmerk. De volledige regel zoals de bank die heeft aangeleverd, open je met Originele bankregel.
3. Kies Factuur of Grootboekrekening. Bij Factuur staan voorgestelde facturen bovenaan de keuzelijst, met de reden voor het voorstel: het factuurnummer in de omschrijving, een overeenkomende naam, een bedrag dat precies gelijk is aan het nog openstaande bedrag, of een tegenrekening die vorige keer hier is geboekt. Controleer het voorstel zelf; je kunt ook op een ander document zoeken.
4. Vul per regel het werkelijke bedrag in. Met Nog een regel toevoegen verdeel je één betaling over meerdere facturen, of over een factuur en bijvoorbeeld bankkosten. Opslaan kan pas als de regels samen precies het bedrag van de banktransactie zijn. Bij een deelbetaling vul je het betaalde bedrag in; het restant van de factuur blijft openstaan.
5. Kies Opslaan. Je kiest geen boekingsdatum: Agrivaro boekt de koppeling op de bankdatum, of later als de boekhouding dat vereist, bijvoorbeeld op de factuurdatum wanneer de klant betaalde voordat de factuur was geboekt.

Bij een gekoppelde transactie kies je:

• Dit klopt zo om een automatische koppeling te bevestigen. Er wordt niets nieuws geboekt; de oranje markering verdwijnt en de bevestiging wordt vastgelegd.
• Bewerken om de koppeling aan te passen.
• Verwijderen, en daarna Koppeling verwijderen, om de koppeling ongedaan te maken. De transactie staat daarna weer open.

Wijzig of verwijder je een bestaande koppeling, dan wordt de oude koppeling met een tegenboeking teruggedraaid en de nieuwe koppeling geboekt, in één keer. De oorspronkelijke boekingen blijven in de historie zichtbaar.

Ook op een geboekte inkoopfactuur met een openstaand bedrag brengt Koppelen je naar deze lijst.

Automatisch gekoppelde betalingen

Na het importeren koppelt Agrivaro een transactie alleen zelf als aan alle voorwaarden is voldaan:

• de omschrijving of het betalingskenmerk bevat het factuurnummer van een of meer openstaande facturen;
• die facturen staan samen precies voor het bedrag van de banktransactie open.

Betaalt de klant minder of meer dan de genoemde facturen, of ontbreekt het factuurnummer, dan koppelt Agrivaro niets en blijft de transactie voor jou staan, eventueel met een voorstel. Een voorstel op naam, bedrag of een onthouden tegenrekening wordt nooit automatisch geboekt.

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: daarnaast moet de naam van de tegenpartij op de bankregel overeenkomen met de klant of leverancier van elke genoemde factuur. Zo wordt een factuurnummer dat toevallig in het kenmerk van een andere partij staat niet automatisch geboekt. Toont de bank geen herkenbare naam, dan koppelt Agrivaro niets en blijft de transactie met een voorstel voor jou staan.

Een automatische koppeling is een echte boeking, maar houdt de oranje markering tot iemand haar bevestigt met Dit klopt zo of haar wijzigt. Controleer automatisch gekoppelde transacties dus net zo zorgvuldig als een voorstel: een klant kan een verkeerd factuurnummer hebben ingevuld.

Met Opnieuw koppelen boven de lijst laat je het automatisch koppelen opnieuw lopen over alle transacties die nog helemaal niet gekoppeld zijn. Dat is handig als je een factuur pas na de bankimport hebt ingevoerd. Transacties die al gekoppeld zijn, door jou of eerder automatisch, blijven zoals ze zijn.

Een bankrekening wijzigen of archiveren

Open Beheer → Boekhoudinstellingen → Betalen & factureren. Onder Bank staan je bankrekeningen met hun grootboekrekening. Kies Bewerken om de naam of het IBAN aan te passen en Opslaan. De grootboekrekening wijzig je hier niet, omdat de boekingen op die rekening blijven staan.

Een bankrekening verwijder je niet. Kies Archiveren voor een rekening die je niet meer gebruikt. De transacties en boekingen blijven bewaard, maar de rekening verdwijnt uit het importeren, koppelen, de betaalbestanden en het banksaldo. Staan er op de rekening nog bankregels die niet volledig gekoppeld zijn, dan weigert Agrivaro het archiveren; verwerk die regels eerst. Met Terugzetten gebruik je een gearchiveerde rekening weer. Een IBAN dat al bij een andere bankrekening hoort, wordt geweigerd.

Een kasbetaling boeken

Open Financieel → Kas en bank → Kas. Onder Kas staan alle kasbetalingen in dezelfde lijst als onder Bank: datum, omschrijving met het kasbewijsnummer, de gekoppelde factuur en het bedrag met bij of af. Klik een regel open voor de details; daar boek je een kasbetaling ook tegen met Kasbetaling tegenboeken.

Kies Kasbetaling toevoegen boven de lijst. Kies de Kasdatum en zoek in het veld Factuur op factuurnummer of relatie. Selecteer de juiste openstaande factuur uit de resultaten; alleen typen kiest nog geen factuur. Het openstaande bedrag wordt voorgesteld. Controleer het werkelijke bedrag en vul Nummer kasbewijs en Omschrijving in voordat je Kasbetaling boeken kiest. Gebruik een genummerd kasbewijs en tel de fysieke kas regelmatig. Je mag een lager bedrag dan het openstaande factuurbedrag boeken; Blijft openstaan toont het restant. Verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje. Na een mislukte invoer zie je bij elk onjuist veld wat nodig is: bijvoorbeeld een kasbewijsnummer van 1 tot 120 tekens of een omschrijving van 5 tot 1.000 tekens. Bij een te hoog bedrag wordt het beschikbare openstaande bedrag genoemd.

De betaling werkt de kas en de openstaande factuur bij; de btw blijft bij de factuur. De kas mag hierdoor niet negatief worden en de boeking mag niet vóór een latere kasmutatie vallen. Een andere kasdatum vraagt een nieuwe factuurkeuze.

Controleer het resultaat

De banktransactie is aan de juiste factuur of rekening gekoppeld en het openstaande factuurbedrag is bijgewerkt. Een zichtbaar voorstel is nog geen uitgevoerde koppeling. Een automatische koppeling is wel geboekt, maar pas gecontroleerd als de oranje markering weg is. Werk de lijst af tot geen transactie meer gemarkeerd is.

Als het niet lukt

Zonder stabiele bankidentificatie kan een expliciete bevestiging voor de zwakkere dubbelcontrole nodig zijn. Controleer dan ook gelijke bedragen en hergebruikte betalingsreferenties. Importeer niet opnieuw om een ontbrekende koppeling op te lossen; controleer eerst wat al is binnengekomen.

Nog niet uitgebracht na 0.23.2: staat er op de bankrekening al een import, dan controleert Agrivaro bij een CAMT.053- of MT940-bestand of de saldi in het bestand aansluiten op wat al in het bankgrootboek staat. Overlapt het bestand met transacties die je eerder hebt geïmporteerd, bijvoorbeeld dezelfde dagen eerder als CSV, dan weigert Agrivaro het bij Voorbeeld bekijken en bij het importeren met De afschriftsaldi sluiten niet aan op het bankgrootboek vóór en na deze import. Controleer eerdere imports en de opgegeven saldi. Er wordt dan niets geïmporteerd. Vergelijk de periode van het bestand met de transacties die al in Transacties staan en haal bij je bank een bestand op met alleen de dagen die nog ontbreken. De eerste import op een bankrekening wordt niet zo gecontroleerd.

Controleer bij een overlappend CSV-bestand het unieke banktransactienummer en de bijbehorende gegevens. Hetzelfde transactienummer met gewijzigde gegevens wordt geweigerd; corrigeer het bestand voordat je verdergaat. Een betalingsreferentie die vaker voorkomt is geen uniek banktransactienummer. Vergelijk de transacties met het bankafschrift en gebruik zo mogelijk een export met unieke banktransactienummers.

Nog niet uitgebracht na 0.27.1: importeer je een CSV-bestand zonder Beginsaldo op afschrift en Eindsaldo op afschrift, dan telt Agrivaro de bankregels die al op de datums van dat bestand staan maar met geen enkele regel in het bestand overeenkomen. Zijn dat er een of meer, dan zie je het aantal bij Voorbeeld bekijken en kun je pas importeren na Ik heb gecontroleerd dat dit bestand die bankregels niet herhaalt. Dat gebeurt bijvoorbeeld als je dezelfde dagen eerder als CAMT.053 of MT940 hebt geïmporteerd: dezelfde betalingen hebben in het CSV-bestand een ander kenmerk en zouden dan dubbel worden geboekt. Vergelijk ze eerst in Transacties. Gaat het om dezelfde betalingen, importeer dan niet en haal bij je bank een bestand op met alleen de dagen die nog ontbreken. CSV-bestanden met datums zoals 20261107, zoals ING en ABN AMRO die maken, worden dan ook gelezen.

Corrigeer een verkeerde of automatische koppeling met Bewerken of Verwijderen bij de opengeklapte transactie. Kloppen de regels niet samen met het bankbedrag, dan kun je niet opslaan; pas de bedragen aan of voeg een regel toe.

Hoort een geïmporteerde transactie zonder koppeling er helemaal niet te zijn, open dan bij die transactie het bewerkicoon Deze bankboeking corrigeren, vul de datum en reden in en kies Banktransactie tegenboeken. De oorspronkelijke boeking blijft zichtbaar. Een tegengeboekte transactie kun je niet opnieuw koppelen.