Rapporten en periodecontrole

Voordat je begint

Kies bewust de periode en peildatum. Een openpostenlijst op een datum is iets anders dan alle mutaties in een periode.

Zo werkt het

1. Open Financieel → Periodiek werk, of Periodiek op het overzicht, kies Rapportages en kies het gewenste rapport. Voor een correctie van de accountant of een openingsbalans kies je Grootboekmutaties, niet een nieuwe verkoop- of inkoopfactuur.
2. Stel periode of peildatum in voor grootboek, proef-/saldibalans, balans, resultaat of openstaande posten.
3. Controleer de totalen en open bronboekingen bij een verschil.
4. Controleer of een onderzoeksfilter alleen een selectie laat zien of het volledige saldo.
5. Exporteer het gevraagde rapport of auditbestand voor je accountant via de beschikbare actie.
6. Sluit een periode pas volgens de afgesproken controles. Laat heropening en correcties door de bevoegde medewerker uitvoeren.

Openstaande klant- en leveranciersfacturen bekijk je via Financieel → Openstaande posten. Kies daar de peildatum. Grootboekrekeningen beheer je via Beheer → Boekhoudinstellingen → Rekeningschema. Deze taken hebben hun eigen vaste plek; de tabbladen onder Periodiek werk houden je binnen het gekozen onderdeel.

Een grootboekmutatie of openingsbalans boeken

1. Open Periodiek werk → Grootboekmutaties → Nieuwe grootboekmutatie of openingsbalans. Stem de inhoud vooraf af met de bevoegde administratiemedewerker of accountant.
2. Kies het soort boeking en vul datum, omschrijving, referentie en boekingsregels in. Gebruik de aangeboden rekeningen voor dat soort boeking.
3. Controleer debet, credit en Verschil. Het verschil moet nul zijn.
4. Kies Grootboekmutatie boeken pas als de inhoud klopt. Hiermee ontstaat een definitieve boeking; het is geen opgeslagen concept.
5. Controleer het gemelde boekingsnummer en de verwerking in het grootboek. Herstel een fout via een gekoppelde correctie, niet door de bestaande boeking te overschrijven.

Bestaande openstaande leveranciersfacturen voer je onder Grootboekmutaties → Bestaande openstaande leveranciersfacturen afzonderlijk in met een geregistreerde leverancier. Zo boek je kosten en btw niet opnieuw; zie Dagelijks boekhouden.

Het resultaat per handelsvoorraadmachine controleren

Met Boekhouding en Verkoop & Facturatie actief open je op kantoor bij de machineverkoop Resultaat voor deze handelsvoorraadmachine en kies je de peildatum. Controleer de geboekte omzet, kostprijs, afzonderlijk gekoppelde machinekosten en eventuele afwaardering. Open de getoonde bronboekingen bij een verschil. Het resultaat hoort bij deze aanschaf van de machine: een latere terugkoop van dezelfde tractor heeft een eigen aankoopbasis.

De omzet omvat ook werkelijk gefactureerd extra werk van de gekoppelde gereedmaakwerkbon, met de bijbehorende credits en correcties op de gekozen datum. Werk dat al in de machineofferte is geprijsd, wordt niet opnieuw declarabel. Gereedmaakkosten die in de voorraadwaarde zijn opgenomen, tellen bij verkoop via de kostprijs mee en worden niet nogmaals afgetrokken. Andere bewezen gereedmaakkosten en afzonderlijk gekoppelde kosten blijven apart zichtbaar.

Is een gewone machineverkoop al definitief gefactureerd terwijl het gereedmaken nog volgt, dan kunnen geschikte, onderbouwde gereedmaakkosten vóór fysieke aflevering nog in de machinewaarde worden opgenomen. Agrivaro verwerkt daarbij eenmaal de aanvullende kostprijs van die verkoop. De eerdere factuur en bestaande kostenboekingen blijven ongewijzigd. Controleer de aanvullende bronboeking, haar datum en de open periode; voorbereiding die al in de machineprijs zit wordt niet nogmaals als klantwerk gefactureerd.

Een volledige credit volgt de oorspronkelijke financiële bron. Bij een verkoop met een vastgelegde aankoop- of openingsbasis wordt de aanvullende kostprijs op de creditdatum tegengeboekt. Bij een verkoopbron met later afgewikkelde inkoop blijven die kosten volgens die bron verwerkt: een credit is geen fysieke retour. Een volledig gecrediteerde factuur krijgt geen nieuwe aanvullende kostprijs; latere geschikte gereedmaakkosten blijven dan bij de voorraad tot een actieve verkoop ze verbruikt. Controleer de gekoppelde boekingen en verwerk een werkelijke retour afzonderlijk.

Een interne arbeidswaardering van onderhanden werk gebruikt de vastgelegde interne grondslag en is een schatting en geen artikelkostprijs, loonberekening of bewijs van een nieuwe uitgave. Voor het opnemen van arbeidskosten in de waarde van een handelsmachine zijn passende, al geboekte personeelskosten nodig; dezelfde bron mag niet dubbel worden gebruikt. Alleen uren boeken is daarvoor onvoldoende.

Een instructie of voorlopige inkoopwaarde bewijst geen werkelijke kosten. Bij ontbrekende financiële bronnen blijft het resultaat onbekend; behandel dit niet als nul kosten. Het machinebedrag is een bijdrage op basis van de gekoppelde bronnen, geen volledige bedrijfswinst na verdeling van alle algemene kosten.

Controleer het resultaat

Rapport, onderliggende boekingen en peildatum sluiten op elkaar aan. Een auditbestand of financieel rapport is geen ingediende jaarrekening.

Als het niet lukt

Bij een uitgiftemelding op de werkbon kun je met Boekhouding en Voorraad & Inkoop Voorraadwaardering controleren openen in een nieuw tabblad. Controleer de echte ontvangsten en de waarderingsbron voordat je opnieuw uitgeeft; volg Artikelen en voorraadlocaties. Een onderdelenaanvraag of extra bestelling herstelt geen ontbrekende financiële waardering. De bestaande periode- en boekingscontroles blijven gelden.

Een verkoopperiode of boekjaar met nog te verwerken inkoopkosten van gefactureerde gewone nieuwe of gebruikte machines kan niet worden afgesloten. Open Overzicht → Controleren en verwerk de echte inkoopfactuur bij de machine. Zonder bewezen kostprijs blijft het resultaat van die machine onbekend; een tussentijds grootboekresultaat bevat dan nog niet alle kosten. Ontbreekt het document nog, stem de afsluiting af met de bevoegde administratiemedewerker. Agrivaro vult geen fictieve kosten in en heropent geen periode automatisch.

Controleer periodefilters, openingsbalansen en nog te verwerken bronnen. De standaard auditexport is XAF 4.0; 3.2 is alleen een expliciete compatibiliteitskeuze voor oudere accountantsoftware.