Betalingen voorbereiden met SEPA
Voordat je begint
Je hebt Boekhouding, toegang als kantoormedewerker en geboekte openstaande inkoopfacturen in euro nodig. Je kunt zelf de facturen klaarzetten die je hebt geboekt. Controleer bankgegevens en je eigen bevoegdheid bij de bank.
Zo werkt het
- Open Financieel → Kas en bank → Betaalbestanden. Kies de bankrekening en de gewenste betaaldatum. De bedrijfsnaam wordt voorgesteld vanuit de bedrijfsinstellingen; plaats en land kunnen worden overgenomen uit het laatste gecontroleerde betaalbestand voor deze rekening. Vul ontbrekende gegevens in en controleer de voorstellen.
- Selecteer de te betalen facturen. Een eerder gecontroleerd IBAN kan worden voorgesteld vanuit factuurherkenning of betaalhistorie. Controleer per ontvanger de naam, IBAN, plaats, land en het openstaande bedrag. Bij een gewijzigd IBAN controleer je de rekening opnieuw bij de leverancier; bij verschillende bekende IBANs wordt zonder eenduidige factuurbron geen rekening gekozen. Bevestig zelf dat je alle gegevens hebt gecontroleerd. Een voorstel is nog geen goedkeuring.
- Controleer bestaande reserveringen. Een factuur kan maar in één actief betaalbestand staan.
- Kies Betaalbestand maken en daarna Bank-XML downloaden.
- Dien het bestand zelf via de bank in en volg daar de bankgoedkeuring.
- Verwerk de uiteindelijke banktransacties in Agrivaro en koppel de betalingen aan de facturen.
Controleer het resultaat
Het betaalbestand bevat uitsluitend de bedoelde bedragen. Een aangemaakt of gedownload bestand is geen bankopdracht die al is uitgevoerd en markeert facturen niet automatisch als betaald.
Als het niet lukt
Wordt het maken geweigerd omdat geselecteerde openstaande bedragen zijn gewijzigd? Kies Geselecteerde bedragen bijwerken. De bedragen worden opnieuw opgehaald; ingevulde namen en bankgegevens van ontvangers blijven bewaard. Controleer de nieuwe bedragen en bevestig je controle opnieuw voordat je Betaalbestand maken kiest. Heeft een factuur op de betaaldatum niets meer te betalen, verwijder haar uit de selectie. Dit herstelt alleen de invoer voor een bestand dat nog niet is aangemaakt.
Een gewijzigd openstaand bedrag kan een bestaand bestand verouderd maken. Annuleer het oude betaalbestand in Agrivaro en maak na controle een nieuw bestand. Annuleren in Agrivaro annuleert geen bankopdracht. Regel een al verstuurde opdracht eerst met je bank; opnieuw uploaden van hetzelfde bestand kan tot een dubbele betaling leiden.