Inkoopfacturen controleren en boeken

Voordat je begint

Je hebt Boekhouding en toegang als kantoormedewerker nodig. Zorg dat je het originele leveranciersdocument hebt. Elke nieuwe inkoopfactuur wordt gekoppeld aan een geregistreerde leverancier. Die kun je kiezen of aanmaken met alleen Kern en Boekhouding; Voorraad & Inkoop is hiervoor niet nodig. Controleer leverancier, factuurnummer en eventuele bestelling om dubbel boeken te voorkomen.

Een bestelling maakt geen inkoopfactuur aan. Een ontvangst verwerkt de voorraad; je boekt de leveranciersfactuur pas na controle van het echte document.

Zo werkt het

1. Open Financieel → Inkoopfacturen. Kies Document uploaden om een document toe te voegen, of Nieuwe inkoopfactuur om het zelf in te voeren.
2. Doorloop Leverancier → Factuurgegevens → Regels → Controleren. Met Volgende ga je verder; Vorige houdt je invoer bewaard. Zoek en kies in de eerste stap bij Leverancier de bestaande leverancier. Bestaat die nog niet, kies dan Nieuwe leverancier. Vul de gegevens in en sla op; de leverancier wordt meteen gekozen en je gaat verder met dezelfde factuur. Annuleren houdt je factuurinvoer bewaard. Een herkende naam alleen is geen leverancierskoppeling. Wil je met een bestelling vergelijken en is Voorraad & Inkoop actief, open dan in deze stap Met een inkooporder vergelijken (optioneel) en zoek de verstuurde of ontvangen bestelling.
3. Vergelijk het originele document met het invoerformulier. In Factuurgegevens controleer je nummer en datums; bij een geüpload document ook de valuta en het totaal van het brondocument. Velden met * zijn verplicht. Referentie is optioneel en staat rechtstreeks in deze stap. Ga daarna naar Regels. Elke regel in deze handmatige of gecontroleerde invoer heeft op kantoor één compacte rij met omschrijving, Rekening, Bedrag excl. btw en Btw. Kies de passende btw; een ontbrekend herkend tarief wordt niet automatisch 21%. Heeft de rekening een vaste inkoop-btw-categorie, dan kun je hier alleen die categorie kiezen. Een strijdige bewaarde bronbehandeling moet je eerst controleren; zij wordt niet overschreven en blokkeert boeken. Zonder beperking staan de gewone tarieven vooraan, gevolgd door Bijzondere btw-behandeling in dezelfde keuzelijst. De gewone btw-datum volgt de factuurdatum; je vult geen aparte belastingdatum of aftrekpercentage in. Bij bijzondere btw blijven noodzakelijke beoordeling en bewijs gelden. Open Herkende gegevens en betrouwbaarheid voor de uitleesgegevens. UBL-inlezen is gratis; succesvolle PDF- of beeldherkenning kan apart verbruik opleveren.
4. Kun je een geüpload document nog niet afmaken, kies dan Concept bewaren. Bij Concept bewaard. Er is nog niets geboekt. kun je later hetzelfde document openen en verdergaan. Controleer de gegevens opnieuw voordat je boekt; bewaren is geen financiële boeking of goedkeuring. Zonder gekozen leverancier kun je een concept bewaren, maar niet boeken.
5. Vergelijk in Regels met de gekozen bestelling en ontvangst wanneer Voorraad & Inkoop actief is. Heb je nog geen bestelling gekozen, ga dan terug naar Leverancier en kies die onder Met een inkooporder vergelijken (optioneel). Kies per goederenregel de Inkoopbestelregel. De open inkoopwaarde en bijbehorende rekening worden ingevuld. Neem bij Bedrag excl. btw het werkelijke factuurbedrag over. Een lager bedrag is een deelfactuur: bij Open, Ingevoerd en Rest zie je wat nog op de inkoop openblijft. Een bedrag boven de beschikbare inkoopwaarde wordt geweigerd. Dit is een inkooprestant, niet het betaalbedrag van de factuur. Een losse factuur blijft mogelijk met Geen gekoppelde inkooporder en een gekozen leverancier. Zoek rekeningen op naam of nummer als ze niet meteen zichtbaar zijn.
6. Ga naar Controleren. Lees leverancier, documentgegevens, regels, totalen en eventueel het resterende inkoopbedrag nogmaals na. Vink bij een geüpload document zelf aan dat je het documenttype, de velden, btw, bedragen en grootboekrekeningen met het brondocument hebt gecontroleerd. Kies daarna Gecontroleerde factuur boeken; bij handmatige invoer kies je Inkoopfactuur boeken. Bij een upload blijft het originele bewijsstuk bij de boeking. Bewaar ook bij handmatige invoer het bewijsstuk bij de factuur. Na het verwerken van een geüpload document opent zo mogelijk het volgende te controleren document uit de huidige lijst. Open je een al verwerkt document opnieuw, dan brengt Geboekte factuur bekijken je naar het bestaande geboekte document.
7. Open de geboekte factuur en controleer het openstaande bedrag. Je kunt de factuur zelf voor betaling klaarzetten via Betaalbestanden.

Vanaf 0.12.0: de invoer verloopt in vier stappen. Handmatige invoer en documentcontrole gebruiken dezelfde opbouw. Herkende of eerder bewaarde gegevens staan al ingevuld; controleer en wijzig ze per stap. Bij een geüpload document blijft Concept bewaren op iedere stap beschikbaar, ook als nog niet alle gegevens compleet zijn. Het brondocument kun je tijdens de controle openen.

Een leverancierscredit voer je met negatieve bedragen bij Bedrag excl. btw in. Het documenttype wordt automatisch bepaald; je hoeft geen creditnota te kiezen. Gebruik binnen één document positieve factuurbedragen of negatieve creditbedragen. Controleer vóór boeken het getoonde documenttype en het negatieve totaal. Een herkende of eerder bewaarde creditnota toont de bedragen ook negatief. De financiële verwerking en verrekening blijven de gewone creditroute gebruiken.

Voer je een factuur handmatig in, dan blijft onvoltooide invoer in hetzelfde tabblad bewaard tot boeken of uitloggen. Dit is geen gedeeld opgeslagen concept: sluit het tabblad niet als je de invoer nog nodig hebt. Kan het tabblad de invoer niet bewaren, dan verschijnt een melding; houd het open tot je klaar bent.

Een machine inkopen of bijkomende machinekosten boeken

Met Verkoop & Facturatie actief kun je bij een gewone inkoopfactuur zonder gekoppelde inkoopbestelling of bestelregels Machinekoppeling (optioneel) gebruiken. Credits en gekoppelde bestelregels volgen hun eigen broncorrectie. Kies Machine inkopen voor de volledige machineregel en selecteer bewust de bestaande open machine-inkoop. Controleer serienummer en leveranciersreferentie. De keuzelijst bevat ook machines die nog te bestellen of te ontvangen zijn, en gewone machines waarvan de verkoop al is gefactureerd. Een voorstel selecteren boekt niets. Kies bewust Nieuw/Gebruikt en de passende Boekingsgroep. De enige bruikbare passende groep wordt automatisch geselecteerd; bij meerdere passende groepen kies je zelf. Controleer de rekeningen bij Controleren. De rekening voor handelsvoorraad volgt uit die groep. Je voert niet daarnaast de omzet- en kostprijsrekening in.

Controleer de factuurdatum en het bedrag van de machineregel. Die vervangen bij boeken de voorlopige aankoopdatum en inkoopwaarde; in Controleren blijft de eerdere voorlopige basis zichtbaar. Boeken legt de leveranciersfactuur en machinebron samen vast. Een mislukte koppeling mag geen losse aankoopboeking achterlaten. Een bestaande vaste aankoopbron wordt niet vervangen; ontvangst wordt hiermee niet geregistreerd. Een voorschot of deelfactuur is geen volledige machineaankoop.

Gebruik een aparte regel met Kosten voor machine voor bijvoorbeeld transport dat als kosten wordt geboekt. Selecteer de handelsmachine en de passende kostenrekening en btw. Dit koppelt de werkelijk geboekte kosten aan die machine en boekt ze niet nogmaals. Gedeelde kosten voor meerdere machines verdeel je vooraf over aparte factuurregels. Zonder machinekoppeling blijft de gewone inkoopregel beschikbaar.

Bij handmatige invoer volgt een automatisch voorgestelde vervaldatum de factuurdatum en de betalingstermijn van de leverancier, of anders de bedrijfsinstelling. Dit blijft zo als je de invoer in hetzelfde tabblad hervat. Een zelf ingevulde of uit het document overgenomen vervaldatum blijft staan. Controleer bij oudere bewaarde invoer de vervaldatum zelf; een al bewaarde datum wordt niet alsnog als automatisch voorstel behandeld.

Met Factuurregel toevoegen komt de nieuwe regel in beeld en kun je meteen haar omschrijving typen. De melding bij toevoegen betekent dat er invoer klaarstaat; de regel is dan nog niet geboekt. Tijdens boeken is de invoer vergrendeld en staat de voortgang in beeld. Controleer daarna de bevestiging en het geboekte document.

Er is geen apart invoerveld Btw op leveranciersdocument. De btw wordt uit de regels berekend. Bij herkenning blijft de btw van het brondocument zichtbaar voor vergelijking; een verschil moet je met de bron controleren voordat je boekt. Een opgeslagen bijzondere btw-beoordeling wordt niet stilzwijgend vervangen door de rekeningkeuze.

Kies je een andere leverancier of wis je de keuze, dan vervallen de gekoppelde bestelling en bestelregels. Kies de juiste leverancier en eventuele bestelling opnieuw voordat je boekt. Oude definitieve documenten zonder leverancierskoppeling worden niet automatisch aangepast.

Aanmaken in de dropdown

Een nieuwe financiële leverancier maak je vanuit de geopende leveranciersdropdown aan met Nieuwe leverancier. Die actie staat bovenaan, ook zonder zoekterm. Als je al zocht, wordt die naam in het formulier overgenomen. Controleer de gegevens vóór opslaan. Deze financiële ingang blijft zonder Voorraad & Inkoop beschikbaar; het aanmaken voert nog geen factuurboeking uit.

Controleer het resultaat

Voor een expliciet nieuwe of gebruikte machine met gewone binnenlandse btw kan de verkoopfactuur al definitief zijn, ook vóór ontvangst of aflevering. Open de taak bij Financieel → Overzicht → Controleren en kies Inkoopfactuur verwerken, of selecteer bij gewone inkoopinvoer de juiste machine via Machinekoppeling (optioneel) → Machine inkopen. Controleer de vastgelegde conditie, leverancier, datums en de werkelijke inkoopprijs. Bij een gewone nieuwe machine worden standaardrekeningen voorgesteld; open Rekeningen aanpassen alleen voor een afwijkende indeling. Voor een gebruikte machine kies je de passende beoordeelde boekingsgroep. De conditie moet passen bij de eerder vastgelegde verkoopbron; maak er geen nieuwe machine of marge-inkoop van om een blokkade te omzeilen. De machinekeuze verandert de fysieke ontvangst niet.

Bij boeken worden de inkoopfactuur en werkelijke kostprijs samen aan dezelfde machine vastgelegd. De latere kostprijs wordt eenmaal verwerkt; de registratie van een voorlopige aankoop of ontvangst boekt haar niet daarnaast nogmaals. Agrivaro boekt de kosten in de oorspronkelijke verkoopperiode en verwerkt een latere inkoop via de rekening voor nog te ontvangen facturen. De verkoopfactuur blijft ongewijzigd. De open taak verdwijnt na succesvolle verwerking. Een gesloten periode wordt niet automatisch heropend; laat de administratiebeheerder de periode en correctieroute beoordelen.

De factuur heeft een definitieve boeking en het openstaande bedrag klopt. Boeken en betalen zijn afzonderlijke handelingen. Bij Niet betaalde documenten zie je de geboekte facturen die nog niet volledig zijn betaald; kies Alle documenten voor de volledige lijst.

Heb je een open creditnota van dezelfde leverancier, open dan de factuur en gebruik Creditnota van de leverancier verrekenen. Zoek en kies de creditnota; ook een ouder document kan worden gevonden. Controleer het bedrag, de datum en de reden en kies Verrekenen. Het bedrag dat je nog moet betalen wordt kleiner; de oorspronkelijke documenten blijven bestaan. Onder Creditnota’s en correcties staat de verrekenhistorie van dit document. Je vindt die historie bij zowel de factuur als de creditnota, ook wanneer het document volledig is betaald of een verrekening is teruggedraaid. Open een documentlink om de andere kant te controleren. Gebruik Document corrigeren alleen als het geboekte document zelf onjuist is; dit is een andere handeling dan een creditnota verrekenen.

Als het niet lukt

Blokkeert een bewaarde machinekoppeling de credit, corrigeer dan de geboekte machine-inkoop vanuit de oorspronkelijke factuur; gebruik voor een losse credit Machinekoppeling verwijderen en kies de rekening opnieuw. De geboekte aankoopbron blijft behouden.

Een herkenningsvoorstel moet je nog controleren voordat je boekt. Controleer bij een ontbrekende factuur ook de leverancier, zoekterm en statusfilter. Herstel een fout in een geboekte factuur via de beschikbare correctie- of creditroute.

Corrigeer een factuur met gekoppelde bestelregels vanuit de oorspronkelijke factuur. Bij een nieuwe creditnota kun je geen bestelregels koppelen. Staat er al een bestelling bij de creditnota, dan helpt Oorspronkelijke factuur zoeken je terug naar de factuurlijst. Heb je al gekoppelde regels ingevoerd en maak je de bedragen negatief voor een creditnota, dan kun je niet meteen boeken. Ga terug naar het oorspronkelijke document voor een broncorrectie. Bedoel je een losse leverancierscredit, kies dan bewust Bestelregels losmaken en rekeningen kiezen. Omschrijvingen, bedragen en btw-invoer blijven staan; kies de juiste rekeningen opnieuw en controleer alles voordat je boekt. Dit geldt ook bij factuurherkenning.

Wordt een dubbele factuur geweigerd, open dan het bestaande document en vergelijk leverancier en factuurnummer. Het hernoemen van een gekoppelde leverancier maakt dezelfde factuur niet opnieuw boekbaar. Ontbreekt een leverancier in de keuzelijst, controleer dan of deze actief is voordat je een tweede record aanmaakt. Is een bewaard concept ondertussen door iemand anders gewijzigd, open het opnieuw en vergelijk de correcties voordat je verdergaat.

Bij oudere gekoppelde facturen op aantallen moeten hun ontvangsten en financiële koppelingen eerst kloppen voordat je verdergaat op bedrag. Bestaande juiste documenten blijven staan. Na een deelfactuur op bedrag gebruik je ook voor de volgende factuur die bedragroute. De open inkoopwaarde volgt de vastgelegde bronkosten; een eerder geboekt prijsverschil wordt niet uitgewist.

Lees ook: Betalingen voorbereiden.