Uren boeken en controleren

Voordat je begint

Gebruik de werkelijke werkdatum, begintijd en eindtijd. Werkplaats omvat de monteursuren. Als monteur boek je alleen je eigen uren; jouw login moet aan de juiste monteur zijn gekoppeld. Op kantoor kies je de medewerker voor wie je boekt.

Vanaf 0.13.0: gebruik bij uren en een herstelde stoptijd de Nederlandse datum en kloktijd, ook als je apparaat op een andere tijdzone staat. Zomer- en wintertijd worden voor Nederland verwerkt. Controleer de gekozen dag en tijd in de invoer voordat je opslaat.

Zo werkt het

Op kantoor:

1. Open Personeelsuren en selecteer de juiste week of maand.
2. Kies de medewerker en voeg een afgesloten tijdblok toe.
3. Selecteer de uursoort en, waar van toepassing, de werkorder.
4. Vul begin en einde in, voeg zo nodig een omschrijving toe en sla op. De berekening controleert duur, pauze en overuren volgens de inrichting.
5. Controleer de duur, werkdatum en het onderscheid tussen klanttijd en eigen tijd.
6. Gebruik Uren controleren en goedkeuren voor de controle en eventuele goedkeuring.

Controleer op kantoor bij Personeelsuren → Instellingen → Goedkeuring van uren welke werkwijze geldt. Goedkeuring verplicht staat standaard aan. Met Goedkeuring optioneel is de afzonderlijke goedkeuringsstap niet verplicht. Deze keuze verandert bestaande statussen niet en heft blokkerende meldingen of vergrendelingen niet op.

Wil je een selectie goedkeuren, open dan Uren controleren en goedkeuren en vink de bedoelde afgesloten concept-, afgewezen of ingediende registraties aan. Kies Selectie goedkeuren en controleer de bevestiging en nieuwe statussen. Vergrendelde registraties en registraties die door een actuele correctie zijn vervangen, kun je niet zo goedkeuren.

Met de knoppen voor extra minuten, zoals +30 min, verleng je de eindtijd. De aangepaste tijd wordt kort gemarkeerd. Na opslaan blijft de bevestiging van het opgeslagen tijdvak en de door de server berekende duur zichtbaar, ook als de volgende invoer klaarstaat. Controleer die bevestiging.

Als monteur op de website open je Mijn uren en kies je de juiste Dag. Vanaf een eigen werkbon kun je ook Uren voor het getoonde werkordernummer openen; die werkbon staat dan al geselecteerd. Kies Werkbon, Reistijd klant, Reistijd intern of Intern. Vul begin, einde en zo nodig een omschrijving in en kies Opslaan. Voor garantiewerk gebruik je Garantie bij werkbonuren.

Op de website kun je bij een eigen concept- of afgewezen registratie Wijzigen kiezen en daarna Wijzigingen opslaan. Hiervoor moet het een afgesloten tijdvak zijn dat niet is vergrendeld of door een correctie vervangen. Oude timerregistraties pas je hier niet aan; laat kantoor die beoordelen.

In de app open je op de werkbon Uren invullen, of open je Mijn uren voor je eigen dagoverzicht. Vanuit de werkbon is die bon al gekozen. Controleer je tijdvak vóór Uren opslaan. De bevestiging Lokaal opgeslagen houdt het opgeslagen tijdvak en de lokale duur zichtbaar wanneer de volgende invoer begint. De berekening op kantoor volgt na synchronisatie; controleer die zoals beschreven bij Werken op locatie.

Vanaf 0.19.0: nieuwe uurregels gebruiken het vaste urenartikel Arbeid en eventuele prijsafspraken. Een eerder gekozen arbeidsdienst blijft behouden. Het artikel heeft een verkooptarief en btw-inrichting; met Boekhouding komt daar een omzetrekening bij. Het verkooptarief is geen loonkostprijs. Een uurartikel in een offerte is een begroting en standaardwerk op de werkbon registreert geen personeelsuren.

Werkbonuren aanpassen op kantoor

Vanaf 0.19.0: je kunt de commerciële uren op een open werkbon aanpassen, ook als de echte registratie nog een concept is.

1. Open de werkbon en kies bij de afgeleide uurregel het potlood Werkbonuren aanpassen (vanaf 0.29.0 een potlood met die naam; eerder een knop met die tekst).
2. Vergelijk Geregistreerd met Werkbonuren. Vul het aantal uren voor de bon in en pas zo nodig Uurtarief (€) aan.
3. Kies Opslaan en controleer het aantal, tarief en bedrag op de bon. De personeelsregistratie, status en goedkeuring veranderen hierdoor niet.
4. Wil je de handmatige hoeveelheid terugzetten, kies dan Gebruik geregistreerde uren met de afronding van deze regel en sla op. Het tarief blijft behouden.

Een handmatig aangepast aantal blijft staan wanneer de monteur de onderliggende tijd bijwerkt. Voor nieuwe uurregels kan de beheerder bij Instellingen → Werkbon & afronden naar boven of beneden afronden op een kwartier, halfuur of uur. De regel bewaart de afronding die bij het ontstaan gold; een latere wijziging van de instelling verandert bestaande regels niet. Urenregistratie gebruikt haar eigen berekening.

Moet de werkelijke registratie worden hersteld, open dan Personeelsuren en volg de normale urenworkflow. Verwerkte of geëxporteerde uren vragen een correctie met reden; het oorspronkelijke tijdblok blijft bewaard. Afgeronde en gefactureerde bonnen kun je niet via deze urenbewerking wijzigen.

Wil je losse arbeid als afgesproken verkoopregel toevoegen, gebruik dan op kantoor Nieuwe regel → Werk en kies een eigen dienst- of uurartikel. Dat maakt een commerciële werkregel; het registreert geen gewerkte personeelsuren.

Urenklok in de app

De beheerder kiest bij Urenregistratie in de app tussen Handmatige urenblokken, Alleen urenklok en Handmatige urenblokken en urenklok. Handmatige urenblokken zijn de standaard. De instelling bepaalt de nieuwe ureninvoer van monteurs; de bestaande kantoorcorrecties blijven hun eigen controles gebruiken.

Open op je toegewezen werkbon Urenklok en kies Inklokken wanneer je begint. Er kan maar één eigen klok tegelijk lopen. Kies Uitklokken wanneer je stopt. Een lopende klok is nog geen afgesloten tijdvak of definitief berekende uurregel. Na ontvangst berekent Agrivaro de duur op basis van werkelijk begin, einde en pauze. Een wijziging van de invoerinstelling verhindert het stoppen van een al lopende klok niet.

Moet je een vergeten stop herstellen, kies dan Stoptijd aanpassen. Vul de werkelijke Stopdatum, stoptijd en Pauze in minuten in. De oorspronkelijke start blijft behouden; gebruik geen toekomstig of verzonnen einde. Een ongeldige periode, overlap of vergrendeling kan de registratie blokkeren. Met Stoppen en afronden sluit je eerst de klok en vervolg je daarna de normale afrondingscontrole.

App-acties worden eerst lokaal bewaard. Wacht op sync is nog geen bevestiging dat kantoor de klok of uren heeft geaccepteerd. Controleer na synchronisatie de ontvangen duur en eventuele foutmeldingen. Stopt de laatste klok zonder afronding, dan wordt de werkbon weer gepland; de geboekte uren blijven bewaard.

Bij een geweigerde start kan Opnieuw inklokken met oorspronkelijke start beschikbaar zijn wanneer de urenklok aanstaat. Controleer eerst de foutmelding en eventuele andere lopende klok. Deze herstelactie bewaart de oorspronkelijke begintijd; ze verzint geen einde of gewerkte duur. Bij handmatige of gecombineerde invoer kun je in plaats daarvan Opnieuw als gesloten tijdvak invullen kiezen. Vul dan zelf het werkelijke einde in; dit staat niet alvast ingevuld.

Oudere open timerregistraties kun je niet met de nieuwe klok stoppen of herschrijven. Een herstel via een nieuw gesloten tijdvak moet de bekende oorspronkelijke start, werkbon en uursoort overnemen en een expliciet werkelijk einde bevatten. Het oorspronkelijke bewijs blijft staan. Laat kantoor helpen als die gegevens ontbreken. Maak geen tweede registratie om een geweigerde nieuwe klokactie te omzeilen.

Met een app uit Agrivaro 0.20.0 of nieuwer: werk je met een collega op dezelfde werkbon, dan meldt de app als een collega volgens de laatste synchronisatie nog is ingeklokt. Je ziet sinds wanneer, niet wie. Kantoor weigert afronden zolang er een klok loopt. Vraag je collega eerst uit te klokken; weet je dat dat al is gebeurd, kies dan Toch afronden.

Kilometers in de app

Met een app uit Agrivaro 0.20.0 of nieuwer: open Mijn uren en kies Kilometers. Kies de datum, Zakelijk of Woon-werk, vul de kilometers en eventueel route of doel in en kies Rit opslaan. De rit staat op je toestel en gaat bij de volgende synchronisatie naar kantoor. Een rit die je in de app hebt vastgelegd kun je wijzigen of verwijderen zolang kantoor hem niet heeft gecorrigeerd of vastgezet. Een vastgezette of door kantoor vastgelegde rit is alleen te lezen. In een vergrendelde periode weigert kantoor een nieuwe rit.

Inklokken op een gedeeld scherm

Vanaf 0.19.0: op het werkplaatsstation opent de werkbon direct, met informatie, foto’s en algemene notities. Pas bij Inklokken kies je jouw naam en bevestig je Inklokken als jouw naam. Voor uitklokken gebruik je Uitklokken als jouw naam. Na het kiezen van je naam kun je de checklist afvinken; checklistnotities open je via Notitie toevoegen of Notitie wijzigen. Meerdere monteurs kunnen op dezelfde bon klokken. Alleen terwijl je zelf bent ingeklokt kun je Uitklokken en afronden bevestigen. Bij meerdere lopende klokken toont het station de namen en vraagt Iedereen uitklokken en afronden een extra bevestiging. Alleen mijzelf uitklokken stopt uitsluitend jouw klok en laat de gezamenlijke afronding achterwege. Een geweigerde gezamenlijke afronding sluit de klokken niet af. De app-instelling voor handmatige uren of urenklok schakelt de stationklok niet uit; één lopende klok per monteur blijft de grens.

Gewerkte uren in Bedrijfsoverzicht

De geboekte uren in Bedrijfsoverzicht komen uit afgesloten, niet-afgewezen urenregistraties die aan een werkbon zijn gekoppeld. Zij volgen de werkdatum en de medewerker die de uren heeft geregistreerd. Bij een correctie telt alleen de actuele registratie; het vervangen tijdvak telt niet nogmaals mee.

Onder de grafiek met uren per medewerker staat iedere medewerker met het bijbehorende aantal uren. Kies de naam om het eigen medewerkersdossier te openen. Medewerkers met dezelfde naam blijven afzonderlijk zichtbaar; controleer hun eigen dossier voordat je de tijd aan iemand toeschrijft.

Vergelijk het gekozen jaar of de getoonde week met de werkdatums in Personeelsuren. Een nog lopende klok telt niet als afgesloten duur. Begrote offerte-uren, losse commerciële werkregels en een handmatig aangepast aantal werkbonuren vervangen de werkelijk geregistreerde tijd niet. Uren die de app alleen lokaal heeft opgeslagen kunnen pas na ontvangst op kantoor in deze cijfers staan. Deze cijfers zijn geen salarisberekening of loonkostenrapport.

Controleer het resultaat

De uren staan op de juiste dag. Werkbonuren en klantreistijd zijn gekoppeld aan de bedoelde werkbon; interne reistijd en intern werk blijven eigen tijd zonder bon. Controleer de berekende duur na opslaan. Wachttijd kan op kantoor aan een werkbon worden gekoppeld en is standaard niet declarabel; monteurs voeren deze soort niet zelf in.

Als het niet lukt

Controleer het vaste urenartikel onder Artikelen als het verkooptarief ontbreekt of onjuist is. Met Boekhouding actief moet de vereiste omzetrekening kloppen. Je hoeft geen arbeidsdienst te selecteren met een vinkje. Maak geen willekeurig tweede artikel aan om een financiële blokkade te omzeilen; eerdere definitieve documenten behouden hun vastgelegde tarief en bron.

Vanaf 0.19.0: de automatische aanmaak van urenperiodes wijzigt een overlappende periode niet stilzwijgend. Laat kantoor de bestaande periode en contractinrichting controleren bij een periodeconflict.

Controleer op overlap, een onjuiste periode of een afgesloten status. Verwerkte uren worden met een correctie en reden hersteld; het oorspronkelijke blok blijft bewaard. Een urenexport is geen salarisberekening.

Meldt Mijn uren dat je login niet aan een monteur is gekoppeld? Laat je beheerder de koppeling controleren. Voor de website heb je verbinding nodig; lokaal opgeslagen app-uren zijn nog niet door kantoor ontvangen.

Lees ook: Werken op locatie.